COVID19 et digitalisation des processus QHSE : Interview Julien El Almawie, directeur Qualité du groupe Allios

Face à la crise du COVID19, les responsables Qualité ont été et sont encore en première ligne pour la mise en place des mesures sanitaires et l’organisation de la distanciation. Julien El Almawie, Directeur Qualité du groupe Allios, nous fait part de son retour d’expérience et nous explique comment la mise en place depuis 5 ans de la solution IZYPEO® lui a permis d’être ultra réactif et de mieux communiquer auprès des collaborateurs pour la mise en place des mesures de crise sur les différents sites

digitalisation des processus QHSE

IZYPEO. Comment avez-vous vécu la période de confinement et la gestion de la crise ?

Julien El Almawie. Cela a été intense mais nous avons su anticiper, réagir rapidement et nous adapter. Dès le 20 février, nous avons été sur le pont car nous avons pris en considération les alertes diffusés dans les médias Nous avons organisé une réunion de crise et avons produit rapidement un document COVID19 pour nos salariés qu’ils ont reçu le 28 février avec leur feuille de paie.

Nous avons été très réactifs dès la mi-février sur les fonctions vitales de l’entreprise pour mettre en place à la fois les mesures sanitaires et les services à nos clients. Nous avions déjà eu une première alerte avec la crise H1N1 qui nous avait obligé à réfléchir à des scénarii de crise sanitaire et de gestion de l’absentéisme. »

Nous avons axé nos actions sur deux sujets phares : comment gérer la crise sanitaire auprès de nos collaborateurs et comment continuer à travailler et assurer le maintien de notre service auprès de nos clients, tant au niveau de la production et de la logistique que du négoce. Nous avons choisi de gérer tous nos actions dans la plateforme IZYPEO®.

« Je dois souligner qu’IZYPEO® a joué un vrai rôle dans la gestion de la crise COVID19 et nous a assisté au quotidien. »

IZYPEO. Qu’avez-vous mis en place concrètement pour vous adapter au confinement et à la crise sanitaire en interne ?

Julien El Almawie. Nous avons créé très rapidement plusieurs groupes de travail sur les principaux sujets – direction générale, entreprise, équipe QHE – en nous appuyant sur les réseaux sociaux, et nous avons mis en place un pilotage serré avec des réunions quotidiennes et avons travaillé avec les CSE à distance.

Nous avons créé un comité de surveillance, d’écoute et de traitement des cas. Nous sommes heureux de dire que sur 450 salariés aucun cas n’a été détecté pour le moment. Bien sûr, il a fallu mettre à jour les documents uniques et nous avons créé une charte interne sur le sujet COVID19.

Pour pallier la pénurie de solution hydro alcoolique, nous avons décidé très vite de fabriquer notre propre solution pour notre usage interne, que nous avons ensuite mis à disposition auprès de nos clients avec des formats adaptés.

IZYPEO. Comment s’est organisé la continuation d’activité pendant cette période ?

Julien El Almawie. Tous les salariés qui pouvaient être en télétravail ont basculé dans ce mode de travail de façon assez rapide car ils étaient tous équipés de VPN et d’ordinateurs portables.

Au niveau de la production et de la logistique, nous avons mis en place des équipes réduites, qui tournaient tous les 15 jours afin de limiter les risques de contaminations. Dès la fin avril nous avions mis en place l’affichage, le matériel, les lingettes pour les véhicules, la solution hydro alcoolique avec des distributeurs sans contact, etc.

Nous avons dû également adapter et réorganiser nos contrats de ménage avec des horaires décalés et plus de passages dans la journée car nous avions l’obligation de désinfecter tous les points de contact (poignées, photocopieuses, etc.)

IZYPEO. Et quelles ont été les actions mises en place pour répondre aux attentes de nos clients ?

Julien El Almawie. Très rapidement nous avons travaillé pour être capables de produire à la demande et livrer nos clients. Nous avons choisi de proposer à la vente notre solution hydro alcoolique pour dépanner nos clients et proposer un service de drives pour livrer ceux qui pouvaient encore travailler.

La mise en place très rapide du drive dans certaines de nos agences nous a permis de nous différencier de nos concurrents et de maintenir un vrai lien avec nos clients.

Nos agences ont été désinfectées et nous avons rédigé une charte à destination de nos clients avec un principe de commande en avance, de préparation à l’avance, de livraison à un horaire précis, etc.

IZYPEO. Et au moment du retour sur les sites, quelles ont été vos contraintes ?

Julien El Almawie. Début mai, les salariés ont commencé à revenir dans nos locaux. Nous avons créé un livret d’accueil, prévu des thermomètres si besoin, mis en place un affichage dynamique ainsi qu’un sens de circulation. Nous avons également décalé et étalé les heures d’arrivée, adapté nos locaux collectifs comme la cantine pour garantir la distanciation physique de 1mètre minimum.

IZYPEO. Comment IZYPEO® et votre démarche de digitalisation des processus QHSE vous ont aidé dans ce contexte de crise ?

Julien El Almawie. Je dois dire qu’IZYPEO nous a énormément servi pour gérer cette crise. Nous avons créé une fiche de progrès « spéciale COVID19 » au sein d’IZYPEO® qui nous a permis de déclencher des actions tout au long de la période.

Tout a été tracé dans la solution QHSE IZYPEO® et je dois dire que cela a été très structurant pour nous. Nous avons capitalisé sur la démarche de digitalisation des processus QHSE avec IZYPEO® et avons pu partager aisément les informations en temps réel avec l’ensemble de nos collaborateurs aussi bien sur site qu’en télétravail.

Toutes les actions ont été recensées dans un plan d’actions complet partagé en temps réel. Nous avons pu gérer l’intégralité de nos besoins en matière de plans d’actions et de communication avec le logiciel QHSE.

« Grâce à IZYPEO®, nous avons été très réactifs et dynamiques dans notre communication aussi bien auprès des collaborateurs qui étaient sur site que ceux qui étaient en télétravail. »