La pandémie COVID19 a déclenché une crise sanitaire inédite ayant un impact direct sur le fonctionnement et la performance des entreprises. Les équipes et responsables Qualité sont sur le pont depuis le début de l’année et en première ligne pour assurer la mise en place des mesures sanitaires et garantir la qualité du service délivré aux clients, malgré les difficultés liées au contexte. Afin de  réussir au quotidien, ils s’appuient sur leur logiciel QHSE pour digitaliser leur flux Qualité. Véritable outil de performance pour rester réactif, il a permis pour la plupart de suivre les plans d’actions COVID19 au plus près et de mieux communiquer auprès des collaborateurs, des fournisseurs et des clients.

Faire face à la crise en privilégiant l’agilité

pour tous les dirigeants d’entreprise et leurs responsables Qualité, la particularité de la pandémie COVID19 est le côté inédit de l’événement. Habitués à gérer des risques, les responsables QHSE ont dû changer leur logiciel de pensée pour s’adapter et réagir au plus vite. Et cette fois-ci, sans avoir vraiment vécu de précédent. Certains évoqueront peut-être la crise de la grippe H1N1 qui avait déjà soulevé des problématiques en matière de gestion de crise sanitaire et d’absentéisme. Mais sans aucune mesure avec la pandémie actuelle.

Il a donc fallu passer en mode Agile pour, dans un premier temps, imaginer de nouvelles mesures sanitaires et QHSE, et dans un second temps, les mettre en œuvre de la façon la plus pragmatique possible en s’appuyant de préférence sur un logiciel QHSE pour digitaliser les processus.

Le double challenge des responsables QSE : gérer la crise sanitaire et maintenir la qualité de service aux clients

Lors du premier confinement, l’urgence pour les entreprises a été d’assurer la sécurité de ses collaborateurs par la mise en place de mesures nouvelles visant à limiter la propagation du virus. La suite a imposé aux équipes Qualité de gérer de front deux points clés de la qualité.

Tout d’abord, il s’agit d’assurer le respect de la conformité réglementaire (avec des mesures sanitaires pouvant varier d’un jour à l’autre) à la fois pour garantir la sécurité et le confort au travail des collaborateurs mais aussi avoir la possibilité d’exercer son activité (voire d’ouvrir tout simplement son usine, son commerce, ses bureaux…).

Ensuite, les responsables QSE doivent continuer de veiller sur les processus malgré la crise actuelle et s’assurer que le niveau de qualité reste acceptable et en phase avec l’histoire, l’ADN et les ambitions de l’entreprise.

Nous avons axé nos actions sur deux sujets phares : comment gérer la crise sanitaire auprès de nos collaborateurs et comment continuer à travailler et assurer le maintien de notre service auprès de nos clients, tant au niveau de la production et de la logistique que du négoce.

Julien El Almawie – Directeur QHSE du groupe Allios

Imaginer, mettre en œuvre, piloter et communiquer sur un plan d’actions inédit

Les différents échanges que nous avons eu avec nos clients racontent presque tous la même histoire en ce qui concerne ce qu’ils ont dû (et doivent encore) mettre en œuvre pour relever ce double challenge.

  • Étape 1 : Tout d’abord imaginer un nouveau plan d’actions et redéfinir la façon de penser dans un contexte incertain, sans visibilité et sans précédent. Toutes les parties prenantes sont impactées, des collaborateurs dont il faut gérer la nouvelle organisation de travail (équipes réduites, télétravail, etc.) aux clients qu’il faut continuer à servir en passant par les fournisseurs qui doivent, eux aussi, adapter la façon dont ils délivrent leurs services et leurs produits.
  • Étape 2 : Une fois le plan d’actions conçu, le mettre en œuvre et le piloter au jour le jour, en quasi temps réel, s’assurer de sa bonne réalisation et maîtriser les « dérapages » éventuels. Ce qui nécessite d’avoir une visibilité unique et complète sur l’ensemble des actions et être capable d’en déclencher de nouvelles chaque jour. Avec idéalement un logiciel QHSE capable d’assister les équipes au quotidien.
  • Étape 3 : communiquer auprès des parties prenantes sur ce plan d’actions pour protéger ses collaborateurs, rassurer ses clients et préserver ses fournisseurs.

Digitaliser ses flux Qualité avec le logiciel QHSE IZYPEO® pour mieux maîtriser les effets de la crise

Peut-être connaissez-vous la phrase de Warren Buffet au sujet des risques liés à la crise : « C’est quand la mer se retire, qu’on voit ceux qui se baignaient nus. »  Face à la pandémie COVID19, la digitalisation des flux Qualité avec un logiciel QSE fait partie des outils indispensables pour ne pas se « baigner nus », en particulier en temps de crise sanitaire et économique.

Ainsi, plusieurs de nos clients ont su exploiter la plateforme IZYPEO® pour recenser toutes les actions COVID19 dans un plan d’actions complet partagé en temps réel. Ils peuvent ainsi gérer l’intégralité de leurs besoins en matière de plans d’actions mais aussi de partager l’information avec le logiciel QHSE d’IZYPEO®. La digitalisation des flux Qualité leur a permis de tracer toutes les actions dans le logiciel, de structurer plus rapidement la démarche Qualité COVID19 et d’être plus réactifs en matière de communication auprès des collaborateurs, qu’ils soient sur site ou en télétravail.

Nous avons choisi de gérer tous nos actions dans le logiciel QHSE IZYPEO® et je dois souligner qu’il a joué un vrai rôle dans la gestion de la crise COVID19 et nous a assisté au quotidien. Nous avons capitalisé sur la démarche de digitalisation des processus QHSE avec IZYPEO® et avons pu partager aisément les informations en temps réel avec l’ensemble de nos collaborateurs aussi bien sur site qu’en télétravail.

Julien El Almawie – Directeur QHSE du groupe Allios

Découvrez ici l’intégralité du témoignage de Julien El Almawie sur sa gestion de la crise COVID19 grâce à notre logiciel QHSE et notre plateforme digitale.