1. Vous simplifiez et centralisez la collecte des données QSE et automatisez la gestion du flux de la collecte de la donnée aux actions à réaliser avec un outil de gestion des processus QSE

Les outils digitaux permettent de centraliser l’ensemble de vos fiches et leurs flux de gestion, des atouts particulièrement appréciables en matière de QHSE, de les mettre à disposition des collaborateurs et de déclencher ensuite des actions associées : envoi d’un courriel, création automatique d’une action dans le plan d’actions, création d’une nouvelle fiche… Au quotidien, piloter les processus QSE passe par l’exploitation d’un logiciel QHSE collaboratif, accessible à tous qui facilite la collecte et l’analyse des données et automatise la gestion des actions. Un logiciel QHSE permet de créer directement une action sur la base d’une non-conformité relevée dans le plan d’actions ou d’une remontée d’information d’un audit peut mettre une information à jour dans le DUER ou le plan de prévention.

2. Vous générez (enfin) des indicateurs personnalisés pour une amélioration continue de votre pilotage des processus QSE et une revue de direction facilitée et garantissez le succès de vos audits de certifications

Pour répondre aux exigences d’une démarche QSE maîtrisée, vous devez consolider des indicateurs adaptés à vos besoins. C’est souvent l’étape critique pour piloter les flux et processus QSE et les plans d’actions associés. Nous ne vous apprendrons rien en vous disant que ces indicateurs et la traçabilité des données et documents sont indispensables lors des audits destinés au maintien des certifications telles que la certification ISO14001 ou ISO9001 .

Pour que vos audits ne riment pas  avec « tempsdinite », la traçabilité est un point essentiel tout comme la possibilité de collecter vos données en temps réel.

La digitalisation facilite la mise à disposition de données fiables et vérifiables grâce à des documents attachés qui seront consultables lors des audits internes et externes.

Plus qu’une gestion et un suivi quotidien, une plateforme digitale permet de créer des supports exploitables directement par le contrôleur. C’est également un véritable argument auprès de ce dernier pour valoriser la transparence et la fiabilité des données et des indicateurs produits. La société Allios a fait le choix de digitaliser l’ensemble de ses processus avec le logiciel QSE IZYPEO® pour exploiter les automatismes et avoir plus de visibilité sur ses flux Qualité.

« Pour nous, un outil QSE ne devait pas seulement produire des indicateurs mais nous permettre d’automatiser la collecte des données en intégrant l’ensemble des flux qualité de A à Z. » Julien El Almawie, directeur Qualité du groupe Allios

3. Vous automatisez la création des actions grâce aux règles de gestions intégrées et réduisez le temps passé à lier une non-conformité avec les actions nécessaires (et ça, ça n’a pas de prix …)

Avec une solution de pilotage des processus QSE, vous construisez des flux  ou worflows directement calqués sur vos habitudes de travail et vos propres  pratiques et processus QSE. Vous pouvez imaginer autant de fiches que vous avez de flux et processus QSE à traiter . Vous créez des règles de gestion (pour mettre en lien automatiquement des actions au sein du plan d’actions QHSE avec vos fiches). Vous réduisez ainsi le temps passé lié à la gestion des non-conformités et garantissez une traçabilité sans faille, cohérente et automatisée de vos flux Qualité.

4. Vous impliquez vos clients dans votre démarche Qualité et valorisez votre relation avec une solution de gestion des processus QSE

Qui dit Qualité, dit Relation Clients renforcée. La mesure de la satisfaction client doit être réalisée auprès de vos clients. Encore faut-il disposer des bons outils pour les convaincre de vous fournir les informations dont vous avez besoin et de ne pas monter une « usine à gaz » pour vos collaborateurs qui devront retraiter les données collectées… Un outil de pilotage des processus QSE vous permet de créer des fiches de réclamation clients ou encore des enquêtes de satisfaction et de mesurer directement la qualité de la relation client en donnant accès aux données et aux fiches à vos clients, en toute transparence. L’équipe QSE du groupe Nicollin a pu automatiser et structurer la remontée d’informations auprès de ses clients en utilisant la solution QSE d’IZYPEO® et en a fait un argument de vente !

« Avec IZYPEO®, nous faisons sortir la qualité de l’entreprise ! Non seulement nos équipes pourront très prochainement saisir, via de simples tablettes, les données QSE en temps réel mais nous pourrons aussi mieux impliquer nos clients. Nous gérons déjà toutes nos réclamations clients avec IZYPEO® et envisageons de leur donner un accès à leurs données Qualité. »
Nelly Gelis, Directrice Qualité « Gestion des déchets » du groupe Nicollin

5. Vous automatisez vos flux et processus QSE  et gagnez en performance grâce aux alertes instantanées des actions à réaliser

Grâce à la gestion des alertes sur les actions à mener, vous suivez au fil de l’eau votre démarche QSE, vous ne ratez aucune des actions à mener, vous relancez automatiquement les personnes concernées et vous pouvez identifier plus rapidement vos pistes d’amélioration.

6. Vous pilotez de façon optimisée vos DUER, vos plans de prévention et autres documents SSE et réduisez le risque d’accident !

La QHSE passe aussi par un pilotage fin de vos plans de prévention et de vos documents SSE.

Vous créez simplement et mettez à jour le Document Unique d’Evaluation des Risques et suivez les indicateurs de vos plans d’actions dédiés à la maîtrise des risques professionnels. La digitalisation permet de réduire le temps passé à la saisie pour renforcer le temps passé à mettre en place une vraie politique de prévention et de réduction des accidents.

Vous centralisez vos documents critiques et collectez les informations de façon automatisée pour un suivi au jour le jour et une consolidation efficace des données.

IZYPEO®: la plateforme digitale de pilotage des processus QSE qui vous veut du bien

Au-delà des procédures et indicateurs, un outil digital de pilotage de la QSE va vous permettre de gérer au quotidien vos enjeux QSE. La plateforme IZYPEO® a été conçue pour vous permettre de piloter les processus QSE de bout en bout en automatisant les tâches les plus chronophages tout en répondant à vos enjeux métiers et stratégiques.
Avec IZYPEO, votre logiciel QSE, vous structurez et outillez votre démarche grâce à une solution de dernière génération entièrement paramétrable et accessible en mobilité via un smartphone ou une tablette. Ouverte et configurable, elle vous permet de soutenir vos actions Qualité et HSE auprès de vos clients et de vos fournisseurs en vous offrant une vision centralisée et consolidée de votre démarche.

Vous pouvez ainsi :
• Gérer un référentiel unique pour une vision globale de votre politique QSE
• Bénéficier d’un haut niveau de paramétrage pour répondre à tous vos besoins
• Être assisté au quotidien pour piloter votre activité et vos audits, animer votre plan d’actions, développer votre relation clients au travers d’enquêtes de satisfaction et d’une meilleure gestion des non-conformités et réclamations et renforcer vos partenariats fournisseurs.

En savoir plus sur la plateforme digitale IZYPEO® dédiée au pilotage de la QSE

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Autrefois vécue comme une contrainte, La certification QHSE est devenue un véritable levier de la stratégie d’entreprise. Elle permet à l’entreprise de démontrer son engagement en matière de qualité, d’hygiène, de santé et sécurité au travail, de respect de l’environnement ou encore de la maîtrise énergétique. Ainsi, lorsqu’une entreprise est certifiée, on sait qu’elle répond à la mise en place d’un système de management intégré.

Dans ce cadre, l’entreprise doit être capable de mesurer et d’améliorer ses indicateurs de performances pour répondre au mieux aux normes QHSE.

Jusque-là, afin de collecter les données et de calculer les indicateurs,  les responsables QHSE se sont tout naturellement tournés vers une solution de type Tableur Excel. En apparence rapide à mettre en place cette solution de facilité est devenue au fil des années un vrai casse-tête, laborieuse et source d’erreur.

Plateforme QHSE, que dit la certification ?

Le pilotage de la stratégie QHSE n’est pas chose aisée, il ne s’agit pas simplement de traiter quelques données çà et là. En réalité, c’est une démarche très poussée qui peut s’avérer complexe et chronophage si on ne se dote pas d’une plateforme dédiée et conçue spécialement pour la démarche QHSE.

Bien que l’utilisation d’une plateforme QHSE dédiée ne soit pas aujourd’hui ‘obligatoire’ pour obtenir la certification, les audits font régulièrement ressortir la nécessité pour les entreprises d’avancer en matière de ‘structuration de la démarche’ et les poussent ainsi à se doter d’un véritable outil stratégique. C’est d’ailleurs une des raisons qui a poussé Nelly Gellis, Directrice Qualité au sein du groupe Nicollin, à se tourner vers une solution de pilotage de sa stratégie QHSE.

Plateforme QHSE dédiée : une démarche simplifiée à chaque étape

Etape 1 : collecte et gestion des données facilitées

Une plateforme QHSE permet, grâce à l’utilisation de formulaires dédiés, de collecter les données automatiquement et de les consolider instantanément.

Les risques d’erreurs et le temps passé pour cette phase du projet sont réduits y compris pour ce qui est de la relance des contributeurs puisque tout est programmé d’avance.

De plus, un tel logiciel va permettre de contrôler la cohérence « métier » des données au regard des différents référentiels reconnus tels que l’ISO 9001 ou l’ISO 14001.

Par ailleurs, une solution logicielle dédiée assure la sécurisation des données grâce à des droits d’accès spécifiques et adaptés à chacun des interlocuteurs mais également en disposant d’un serveur étudié et paramétré pour protéger ce type de données.

Enfin, la plateforme QHSE propose aujourd’hui de gérer de gros volumes de données, un point qui peut rapidement devenir essentiel, car au fil des années, vous accumulez une quantité de données importante.

Etape 2 : Calcul et des indicateurs et mise en place de Tableaux de bord QHSE

Dès lors que les données sont collectées et consolidées, on entre dans le vif du sujet à savoir le calcul et le pilotage des indicateurs. Il est essentiel de pouvoir sélectionner les indicateurs de performance les plus pertinents en fonction des domaines d’activité ou des interlocuteurs.  La mise en place de Tableaux de bord adaptés doit offrir la possibilité d’identifier en un coup d’œil une évolution positive ou au contraire des pistes d’amélioration.

La plateforme QHSE doit donc permettre d’établir les tableaux de bord dynamiques ergonomiques et flexibles.

Etape 3 : gestion des plans d’actions maîtrisée

Outre la collecte des données et le calcul des indicateurs de performance, la plateforme QHSE doit impérativement proposer des fonctions de pilotage particulièrement adaptées à cette démarche. Il s’agit notamment de la gestion des fiches d’incident ou encore le suivi des réclamations client.  A partir de ces entrées, il faut pouvoir créer automatiquement le plans d’actions constitué des actions correctives, de leur suivi et de l’évaluation de leur pertinence sur les indicateurs en progression.

Etape 4: Un pilotage global facilité

Outre les aspects fonctionnels, un bon outil de pilotage QHSE, en tous cas c’est ainsi que nous avons conçu les nôtres, vous proposera une ergonomie simple, productive et intuitive.

Nos outils sont également sécurisés et disponibles sur le cloud. De plus, ils permettent de gérer le multi site et de structurer ainsi le projet selon l’arborescence qui convient. De cette façon, le responsable QHSE dispose des données à tous les niveaux de l’organisation mais également d’une consolidation à chaque palier.

En conclusion, pour une démarche simplifiée, structurée et pérennisée, il est vivement conseillé de se doter d’un outil numérique de pilotage des indicateurs QHSE au détriment de votre Tableur Excel.

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