Comme toute entreprise qui met en place une démarche QHSE volontaire et ambitieuse, votre équipe QHSE examine les solutions qui peuvent l’aider à gagner en productivité et en efficacité dans son activité quotidienne tout en lui permettant de faire face aux audits en toute sérénité. Opter pour une solution digitale est à ce titre une excellente alternative au sacro-saint tableur. L’une des décisions critiques à laquelle l’entreprise va être confrontée, pour choisir son logiciel QHSE, est de déterminer si elle doit s’équiper d’une solution métier paramétrable ou investir dans le développement d’un logiciel maison.
Avant de vous lancer, nous vous invitons à lire le journal de bord d’un responsable QHSE en pleine quête de sa solution digitale.
Chapitre 1 : L’intrépide départ ou comment choisir son logiciel QHSE ?
Journal de bord du Responsable QHSE – Jour 1
Cher journal,
Aujourd’hui, je me suis enfin décidé à passer le cap. J’ai choisi de digitaliser notre démarche QHSE. Nous devons franchir cette étape car notre entreprise accède à un niveau de plus en plus élevé de maturité QHSE qui exige une structuration de notre démarche, des preuves pour nos audits et une réduction du temps passé par l’équipe sur la saisie et le suivi des données.
Comment choisir son logiciel QHSE ? Après quelques nuits d’insomnie, j’ai eu une idée grandiose. J’en ai parlé avec Igor, le développeur du deuxième étage. Une idée qui va révolutionner notre entreprise, améliorer notre conformité, et nous propulser vers les sommets de la QHSE (je m’enflamme peut-être un peu…). Bref, j’ai décidé de créer notre propre logiciel QHSE, taillé sur mesure pour nos besoins spécifiques. Après tout, qui, mieux que moi, peut digitaliser nos processus internes ?
Journal de bord du Responsable QHSE – Jour 5
Cher journal,
Aujourd’hui, j’ai rassemblé mon équipe pour leur expliquer mon choix. Ils étaient chauds comme des baraques à frites et nous avons tout de suite esquissé les fonctionnalités et appelé les développeurs pour coder. J’avais pris soin de vendre le projet au boss en lui montrant que cela allait nous couter moins cher et que cela répondrait mieux à nos attentes.
Jean-Pierre m’a dit qu’il avait hâte de s’y mettre !
Chapitre 2 : Les Premiers Signes ou pourquoi avoir choisi une solution maison ?
Journal de bord du Responsable QHSE – Jour 40
Cher journal,
Les premiers signes d’inquiétude ont commencé à apparaître. Après la réunion de lancement, nous avons travaillé assidûment pendant des heures. Ces heures se sont transformées en jours, les jours en semaines. Nous étions immergés dans notre projet, aveuglés par notre passion.
Mais là, je me rends compte que notre équipe est épuisée. Les délais sont de plus en plus longs. Elodie râle sur les bogues. Jean-Pierre m’a fait remarquer que nous avions peut-être sous-estimé la complexité de la tâche. Nadine a rajouté que choisir son logiciel QHSE ne voulait pas forcément dire le faire nous-mêmes.
Journal de bord du Responsable QHSE – Jour 45
Cher journal,
Ce matin, j’ai surfé sur mon réseau social préféré et là, j’ai été assommé par ce que j’y ai lu. Un de nos concurrents y a témoigné de la réussite de sa digitalisation QHSE. Pour choisir son logiciel QHSE, ils ont fait un benchmark et ont opté pour un logiciel QHSE bien établi, robuste, et maintenu par une équipe d’experts. Ils ont résolu les problèmes que nous rencontrions et pire que tout, ils ont gagné en flexibilité et en robustesse. Un accès à leur outil a été donné à leurs collaborateurs, leurs clients et leurs fournisseurs et génèrent même leurs plans d’actions de façon automatique. Ils m’ont achevé quand j’ai lu qu’ils gèrent également tous les documents réglementaires sans aucun effort. Jean-Pierre m’a conseillé de me renseigner fissa sur le nom du logiciel QHSE plutôt que de pleurer toutes les larmes de mon corps.
Journal de bord du Responsable QHSE – Jour 46
Cher journal,
J’ai trouvé le nom du logiciel QHSE. Il s’appelle Izypeo. De grandes et de petites entreprises l’utilisent dans des secteurs d’activité variés. Il semble qu’il soit en mesure de s’adapter de façon très personnalisée à tous les secteurs d’activité et tous les SMQ. Ça a l’air génial mais comment vendre cette solution à mon boss…
En lisant les témoignages de leurs clients, j’ai compris que je n’avais pas anticipé les montées de versions, les mises à jour règlementaires, le paramétrage des règles d’automatisation, la gestion des documents et que j’avais sous-estimé le coût du développement (et j’avais carrément zappé les coûts d’hébergement) !
Nadine a demandé si j’avais trouvé le nom du logiciel QHSE dont Jean-Pierre lui avait parlé.
J’ai effacé mon historique Internet juste après.
Chapitre 3 : La Révélation ou pourquoi n’y ai-je pas pensé plus tôt ?
Journal de bord du Responsable QHSE, Jour 60
Cher journal,
Ce matin, lors de la réunion d’équipe, j’ai craqué et j’ai tout avoué. Je leur ai dit que depuis 2 semaines j’avais réalisé que nous étions en train de réinventer la roue et que je devais faire cesser cette lutte contre des vents contraires où je les avais entraînés. Qu’une autre voie était possible. Qu’une solution robuste, ergonomique et surtout clé en main existait déjà… Nous avons décidé de faire un benchmark approfondi pour choisir notre logiciel QHSE. Et là, les avantages de la solution Izypeo QHSE se sont révélés comme un éclatant soleil après la tempête :
- Un logiciel dédié à la QHSE : Izypeo QHSE est développé par une équipe d’experts qui maîtrise notre métier et comprend les réglementations. Le logiciel s’adapte aux meilleures pratiques et est en mesure de nous aider à relever les spécificités de notre organisation et de notre secteur d’activité.
- Une solution toujours à jour et conforme : Izypeo QHSE est constamment mis jour pour rester conforme aux dernières normes et exigences et propose de nouvelles fonctionnalités nées des remontées terrain. De plus, son approche SaaS simplifie les montées de version.
- Un paramétrage ultra puissant pour une personnalisation aux petits oignons : Plutôt que de coder tout en interne et de tout faire « à la mano », nous pouvons demander à l’éditeur de personnaliser Izypeo QHSE pour répondre à nos besoins spécifiques sans partir de zéro et même paramétrer nous-mêmes nos fiches, nos plans d’actions et nos règles de validation.
- Un support technique dédié : L’équipe d’Izypeo est là pour nous aider en cas de problème, ce qui nous libère des soucis techniques.
Dernier point que je n’ai pas osé évoquer : le ROI super compétitif et le fait que je vais devoir vendre tout cela au boss.
Chapitre 4 : Le grand saut ou comment choisir son logiciel QHSE avec succès (cette fois-ci)
Journal de bord du Responsable QHSE, Jour 90
Cher journal,
Nous avons fait le grand saut et nous voilà bien plus légers ! Nous avons choisi d’adopter Izypeo QHSE il y a quelques semaines et le déploiement a été réalisé très vite.
Le boss a signé tout de suite et j’ai à peine eu besoin d’argumenter (Nathalie, la directrice commerciale d’Izypeo m’y a bien aidé avec sa démo d’enfer !). Forcément, il a vite compris qu’avec Izypeo :
- Les coûts sont maîtrisés car nous économisons les coûts de développement, de maintenance et de formation et nous disposons d’un tarif adapté à notre consommation grâce au principe du SaaS.
- Notre logiciel bénéficie de l’expertise des équipes de l’éditeur et de l’expérience de tous ses utilisateurs, avec une connaissance approfondie des réglementations et des meilleures pratiques.
- Nous gagnons en souplesse et réactivité, sans compter la flexibilité et en plus l’implémentation n’a aucun impact sur la masse salariale ni sur le système d’information existant
- Nous pouvons être focus sur notre cœur de métier, gagner en performance QHSE, sans nous disperser dans le développement logiciel.
Journal de bord du Responsable QHSE, Jour 120
Cher journal,
Le moral est toujours au beau fixe dans l’équipe. Elle respire mieux, nos processus sont plus fluides, et nous sommes enfin au top pour notre audit. Nous abordons l’arrivée de l’auditeur avec une grande sérénité. Ce logiciel a été notre phare dans la tempête. Il y a deux jours, l’équipe RSE est venue nous voir. Elle avait eu la même idée que nous. Le boss leur a dit qu’avant de se lancer dans une aventure risquée de développement de leur propre solution, il serait bon de partager avec notre équipe sur notre odyssée.
Nous leur avons confirmé que pour s’embarquer dans l’aventure de la digitalisation, il valait mieux laisser les experts les guider vers le succès.
Cela tombe bien, Izypeo a aussi une solution dédiée à la RSE…
