6 ans après ALLIOS continue à améliorer sa démarche QHSE et la gestion des flux Qualité avec IZYPEO® QHSE

IZYPEO® est un outil très structurant qui nous a permis de nous affranchir de la collecte de données et de disposer d’un véritable vecteur de changement et d’amélioration continue. Nous avons automatisé la gestion de nos flux qualité, pour les 2 sociétés du groupe Allios et Coloris GCC. Ils sont tous tracés et intégrés de A à Z dans l’outil. La grande flexibilité et l’évolutivité de la plateforme IZYPEO® ont été d’une grande aide lors de la mise en place de notre plan d’actions COVID19 qui a pu être partagé en temps réel avec tous nos collaborateurs.

Julien El Almawie, Directeur Qualité  du groupe Allios

Afin de mieux structurer la gestion de la qualité au quotidien, l’entreprise a choisi en 2014 de s’équiper d’une solution dédiée QSE, capable d’automatiser la collecte des données et la restitution des indicateurs, comme nous l’explique Julien El Almawie, directeur Qualité du groupe :

« Outiller la démarche Qualité ne peut se résumer à produire des indicateurs de façon automatisée. Pour notre démarche QSE, il y avait deux options : soit déclarer de façon plus ou moins laborieuse les données pour produire des indicateurs, soit intégrer l’ensemble des flux dans un outil capable de les gérer de A à Z, avec tous les avantages en termes d’efficacité et de visibilité que cela représente. C’est cette option que nous avons choisie ! »

C’est à ce moment précis que Julien est contacté par Damien Callet d’IZYPEO® qui lui présente la plateforme de digitalisation des processus des flux Qualité de l’entreprise.

Pour nous, un outil QSE ne devait pas seulement produire des indicateurs mais nous permettre d’automatiser la collecte des données en intégrant l’ensemble des flux qualité de bout en bout.

IZYPEO® va alors lui proposer de déployer sa plateforme QHSE avec la possibilité de personnaliser de façon poussée la solution. « Cette approche nous est apparue très structurante et nous avons imaginé d’intégrer chaque flux dans l’outil pour disposer de plus de traçabilité et éliminer toutes les problématiques liées à la collecte des données et à leur consolidation, » explique Julien.

Si les flux sont déjà bien identifiés et ne nécessitent que peu de modifications avant intégration, la création et la gestion des fiches se font encore à l’aide d’un célèbre tableur, avec les contraintes associées : une difficulté à gérer les différentes versions, l’impossibilité d’automatiser le partage des données, une consolidation laborieuse et manuelle et des délais de production très longs rendant impossible une visibilité en temps réel. L’outil a totalement changé la façon de procéder :

Dès que nous souhaitons utiliser un nouvel indicateur, nous intégrons le flux Qualité associé dans IZYPEO® ! Nous bénéficions ainsi d’une solution intégrée et évolutive, capable de gérer un grand nombre de flux comme les réclamations client, les litiges transporteurs ou encore la gestion des déchets.

Julien et Florent Mouton du service Qualité vont s’impliquer fortement pour intégrer les flux existants dans la solution QHSE et en faire un outil de travail au quotidien pour les utilisateurs de l’entreprise. Le haut niveau de personnalisation de l’outil permet de calquer les flux sur les pratiques existantes et d’automatiser et sécuriser la collecte de données, qu’elles soient saisies par les équipes ou intégrées directement à partir de l’ERP.

Tous les traitements liés à un flux sont intégralement gérés avec IZYPEO® et accessibles par près de 100 utilisateurs (dont 30 actifs) chez Allios » se félicite Julien El Almawie. « L’outil est aussi utilisé par l’administration des ventes, l’équipe technique, la production et la Logistique pour la gestion des réclamations clients et les litiges transporteurs. Toutes ces données sont consultables en temps réel, par toutes les équipes concernées, » explique Julien El Almawie.

L’outil a été rapidement adopté par les utilisateurs qui ont su tirer pleinement parti de la solution dans leur activité quotidienne. La plupart a constaté une simplification du travail quotidien et une meilleure visibilité sur les indicateurs des flux mesurés.  Un partenariat fort va rapidement se nouer entre Allios et IZYPEO® qui aboutit à une démarche de co-développement poussée, très appréciée de Julien.

Contrairement à d’autres outils, IZYPEO® est très adaptable, très évolutif et très riche fonctionnellement. Nous travaillons activement à enrichir les fonctionnalités de la plateforme et nous en sommes ravis. Nous considérons IZYPEO® comme un véritable partenaire et c’est un vrai plaisir de travailler ensemble.

Cela a permis de développer de nouvelles fonctionnalités inspirées directement par le terrain telles que la mise en place d’un partage des fiches de réclamations clients aux fournisseurs pour tracer l’intégralité du flux, des tableaux croisés dynamiques offrant plus d’autonomie aux utilisateurs pour réaliser leur reporting ou encore l’implémentation de liens bidirectionnels sur les actions créées au fil de l’eau.

Grâce à IZYPEO® et à une forte implication des collaborateurs, la solution est à présent utilisée par une centaine d’utilisateurs et nous disposons d’une vision globale et en temps réel des indicateurs !

Après cette expérience très positive chez Allios, la solution, plébiscitée par le service Technique a été naturellement proposée pour équiper la société Coloris

Le retour sur investissement a été très rapidement visible par tous.  Auparavant, les retours clients étaient gérés par des systèmes différents (selon les réseaux de distribution avec toutes les pertes de temps et les risques de ressaisies associés. A présent, les utilisateurs peuvent accéder à l’intégralité des informations sur un outil unique.  Cette approche globale et consolidée s’est également traduite par un vrai gain de temps, comme nous le confirme Julien El Almawie :

L’ancien système nous contraignait à produire les chiffres trimestriels quasiment un mois après. A présent, non seulement nous disposons d’une visibilité en quasi-temps réel sur nos indicateurs mais nous avons aussi gagné en transparence car tous les indicateurs sont accessibles très simplement par tous, en fonction de leurs droits d’accès.

Au-delà de la gestion quotidienne, la flexibilité offerte par IZYPEO® et la qualité d’écoute de l’éditeur se sont révélés des points essentiels lors de la mise en place de la politique COVID19. Comme les équipes Qualité, l’outil s’est retrouvé en première ligne pour permettre à Julien de construire ses plans d’actions mais aussi (et surtout) de les partager avec l’ensemble des collaborateurs en temps réel: « Nous avons créé une fiche d’amélioration COVID19 et avons tracé dans IZYPEO® toutes les actions associées à la crise sanitaire. »

Pendant la crise du COVID19 nous avons capitalisé sur notre plateforme QSE IZYPEO® qui a été très structurante pour notre plan d’actions. Grâce au partage d’informations en temps réel  avec les collaborateurs (qu’ils soient sur site ou en télétravail), nous avons été plus dynamiques dans notre communication.