L’entreprise se digitalise et les fonctions RSE n’y échappent pas car la responsabilité d’entreprise est devenue un enjeu stratégique pour nombre de sociétés, d’autant que la CSRD a pointé le bout de son nez contraignant à plus de rigueur et de robustesse des données. Il s’agit à la fois d’un projet critique et structurant qui va nécessiter d’impliquer et motiver toutes les parties prenantes à savoir la DSI et les Directions Métiers concernées (Qualité, HSE, RH, marketing, etc.) . Voici 6 points clés pour garantir le cadrage de votre projet de digitalisation RSE.
Définir le périmètre de votre projet de digitalisation RSE
Tout d’abord, il faut définir le périmètre au sein de l’entreprise : Quels sont les services et les entités concernés par le projet ? Sont-ils basés en France ? A l’étranger ? Dois-je consolider les données d’un groupe ou d’une entreprise ? Devrais-je faire évoluer ce périmètre ? Dois-je gérer du multisite ? du multilingue ? La digitalisation devra couvrir plusieurs domaines d’activité et concerner plusieurs métiers. Elle devra également tenir compte de la source des données et de la maturité RSE de chaque entité concernée.
Cette étape est fortement liée à la stratégie RSE de l’entreprise et sa gouvernance et ne saurait se faire sans un alignement parfait avec la stratégie d’entreprise. N’hésitez pas à impliquer les sponsors du projet que vous aurez pris soin d’identifier préalablement.
Il faut aussi définir le périmètre fonctionnel : est-ce que je me contente de collecter des données pour faire mon reporting ESG ou est-ce que je veux impliquer les parties prenantes, voire mettre en place des plans d’actions ? Ou encore calculer mon bilan carbone ?
Identifier vos indicateurs clés (y ceux compris ceux relatifs à la CSRD)
Seconde étape et non des moindres : quels sont les indicateurs clés en lien avec vos enjeux et que vous souhaitez digitaliser ? Au quotidien mais aussi pour votre reporting extra financier et les nouvelles obligations de la CSRD ! Ne vous limitez pas à ceux que vous avez déjà utilisés (sous Excel par exemple) et ne dupliquez surtout pas l’existant ! Voyez plus loin et plus large et pensez reporting extra financier, obligation règlementaire, communication et partage. N’hésitez pas à vous faire accompagner sur cette partie car le cadrage des indicateurs est un point essentiel pour un déploiement rapide et une performance immédiate de votre projet de digitalisation RSE.
Cartographier la source de vos données, histoire de ne pas monter une usine à gaz
Parce que les outils digitaux vous permettent de collecter facilement les données, prenez garde à ne pas vous emballer et à ne pas collecter des données inutiles ! La multiplication des sources et des volumes de données nécessite de savoir comment et où collecter les données.
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- Les données stockées dans vos autres outils digitaux : votre CRM, votre SIRH, votre ERP, votre solution e-achat… tous ces outils collectent et stockent des données qui peuvent vous intéresser pour générer vos indicateurs clés de performance. Vous devez donc être en mesure de savoir quelles données sont déjà disponibles dans votre système d’information avant d’aller solliciter les collaborateurs et les parties prenantes et vous assurer de pouvoir les récupérer aisément et automatiquement.
- Les données qui doivent être saisies par les collaborateurs en interne et/ou des parties prenantes externes : les données doivent être saisies au fil de l’eau ou périodiquement (et de façon externe à vos logiciels existants), directement dans votre solution de digitalisation RSE. Parfois même ces données proviennent de sources externes que vous devrez identifier.
- Les données collectées de façon semi-automatique : Il est possible d’automatiser en partie la collecte de certaines données.
Définir des tableaux de bord et des plans d’actions en fonction de vos objectifs
Une fois les données collectées, il s’agit de savoir comment les restituer. Or, cette question est essentielle dans un projet de digitalisation RSE, car les données collectées devront être restituées dans le reporting extra financier mais aussi partagées avec les parties prenantes.
Vous allez devoir, aussi, les utiliser sous forme de tableaux de bord et reporting à des utilisateurs qui ont des profils différents (et également des enjeux différents).
Il faudra par ailleurs être en mesure de générer des actions en lien avec les indicateurs (si vous avez intégré ce besoin dans votre cahier des charges) et, pour cela, formaliser des processus incluant des workflows de validation, et des responsables de processus.
Identifier vos parties prenantes et impliquer la DSI et la communication
Vos données seront collectées et exploitées par des utilisateurs très variés qu’il va falloir former et sensibiliser pour réussir votre projet de digitalisation RSE. Les identifier rapidement va vous permettre de les impliquer dès le début du projet et aussi de définir un paramétrage adapté de votre solution RSE .
Si votre DSI est active, compétente et un vrai partenaire des équipes pour la digitalisation de l’entreprise, misez sur son savoir-faire ! Elle saura mener un projet en mode Agile pour en garantir l’adéquation, elle vous conseillera sur les technologies les plus adaptées et sera votre interface avec l’éditeur de la solution. Pour le coup, pas de travail en silos ou de « shadow IT » mais bien une collaboration et une synergie qui produiront des résultats immédiatement.
Choisir un outil de digitalisation RSE adapté, ultra paramétrable et qui intègre des fonctionnalités CSRD
Avec quel outil digitaliser votre démarche RSE ? Nombre de personnes vous diront de choisir votre outil à partir de spécifications très précises. Or le risque c’est d’avoir rêvé un outil qui n’existe pas ! Sans compter que votre outil RSE devra également vous permettre de répondre à vos obligations règlementaires comme la CSRD ou vos audits de certification. Grâce aux méthodes Agile, vous pouvez choisir votre outil RSE avant d’avoir finalisé le cadrage du projet car cette méthode permet de travailler par itération. De plus, n’oubliez pas que les bonnes pratiques proposées par les éditeurs permettent aussi d’avoir de nouvelles idées et d’être inspiré par l’outil autant que par votre cahier des charges.
Il ne faut donc pas hésiter à consulter à partir d’un niveau de pré-cadrage pour affiner votre cahier des charges et impliquer vos parties prenantes. Vous devez étudier avant tout :
- Le logiciel proposé : est-il paramétrable et personnalisable ? Peut-il s’interfacer à vos outils existants ? Est-il évolutif ? Quel est le niveau de sécurité proposé pour vos données ? En quelle(s) langues est-il proposé ? Quel est le modèle économique (gratuit, payant, hybride, acquisition licences et support annuel, abonnement annuel tout compris), gère-t-il la CSRD ? Est-il multisite ?
- L’éditeur : est-il également l’intégrateur ? Est-ce lui qui assure le support technique ? Ce dernier est-il réactif ? Commercialise-t-il directement sa solution ? Quelles sont ses références ?
- L’expertise : selon votre niveau d’expertise, devez-vous faire appel à des expertises spécifiques sur votre projet ? Avez-vous besoin d’un consultant externe pour mener le projet ou de ressources venant de l’éditeur ? Vos équipes sont-elles correctement dimensionnées ?
Vous le voyez, le cadrage est un point clé pour la réussite de votre projet. Aussi prenez le temps de vous « poser » à ce sujet. Si vous souhaitez échanger avec nous, nous pouvons partager notre expérience avec vous et/ou vous recommander des experts et des consultants SI, RSE et marketing qui travaillent avec nous.
