La Communauté Urbaine de Dunkerque digitalise ses flux QSE et pilote les normes ISO 14001 et ISO 9001 avec IZYPEO®

Au quotidien, nous avons réduit de 30 à 40% le temps passé à la consolidation des données et à la génération des indicateurs de nos tableaux de bord sur nos 5 sites équipés avec IZYPEO®. Nous pilotons avec un seul outil des volets très différents de notre démarche QSE, allant de la gestion des déchets à l’analyse des risques environnementaux en passant par le plan d’actions QSE et le suivi des consommations énergétiques.

Philippe Laplace, Ingénieur Principal Territorial et chef de projet QHSE Communauté Urbaine de Dunkerque

La CUD s’est outillée très tôt pour internaliser le pilotage de la démarche QSE et de ses certifications. Il y a 8 ans, quand elle s’engage dans une certification ISO 14001, elle s’équipe avec un outil pour gérer sa démarche car, comme le dit Philippe : « Un tableur c’est bien mais cela a ses limites ! » La solution lui permet de collecter les données pour l’analyse des risques environnementaux, lui fournit la veille règlementaire mais implique d’exporter et de consolider manuellement les données collectées dans des tableurs. Elle va rapidement se montrer limitée pour les besoins de la collectivité territoriale et Philippe Laplace décide alors de se tourner vers d’autres solutions pour pallier le manque d’évolutivité et de souplesse de son logiciel :

Au départ, nous cherchions une GED * pour enrichir notre solution logicielle et nous avons très vite découvert tout ce que nous pouvions faire avec IZYPEO® : gérer les documents bien sûr mais aussi piloter un plan d’actions QSE, générer automatiquement les tableaux de bord QSE, piloter l’analyse des risques environnementaux, le tout en s’adaptant parfaitement à nos habitudes de travail dans des établissements de nature très différente. 

La solution IZYPEO® va également séduire Philippe Laplace par sa capacité à s’adapter aux besoins de la CUD. Une solution unique peut ainsi être installée sur 5 sites différents malgré des besoins hétérogènes. Les référents QSE du Parc Zoologique de Fort-Mardyck, du Palais de l’Univers et des Sciences (PLUS) de Cappelle la Grande, de l’Hôtel communautaire et les ateliers de la Direction des espaces verts et de la régie Voiries Signalisation bénéficient à présent d’une solution centralisée pour saisir leurs données sur site. Philippe apprécie particulièrement de gérer avec un même outil l’analyse des risques environnementaux – un sujet au cœur du dispositif -, son plan d’actions QSE, ses tableaux de bord QSE (consommations énergétiques, gestion des déchets, matériel et équipements, etc.), les parties intéressées et le pilotage des enjeux QSE de la collectivité, comme il nous l’explique :

Les 5 sites équipés avec IZYPEO® ont des enjeux QSE très différents : gérer la consommation en énergie et les déchets, suivre les consommations de fluides, assurer le suivi de l’entretien du matériel, suivre des plans d’actions, etc. IZYPEO® est capable de couvrir tous les volets de la QHSE et de fournir des tableaux de bord adaptés pour chacun de nos besoins et tout cela avec un seul et même outil ! 

Avec IZYPEO®, le pilotage de la démarche QSE et des normes est passé du mode semi automatisé à une approche globale et automatisée de la collecte, de la consolidation et de l’analyse des données au sein d’un outil unique. Cela a permis de gagner en efficacité et de recentrer les compétences sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. « Nous avons économisé entre 30 et 40 % de temps sur la collecte et la consolidation des données » se félicite Philippe Laplace.

Nous disposons de tableaux de bord compréhensibles de tous qui nous permettent de communiquer sur l’avancement de nos actions, de valoriser nos actions auprès de la direction et de partager l’information avec les parties intéressées. Nous pouvons les adapter à notre rythme et selon nos besoins. 

L’un des points forts de la démarche mise en place avec IZYPEO® réside dans la capacité de la plateforme logicielle QSE à piloter l’analyse des risques environnementaux. Ce sujet a été le tout premier à être traité même si les tableaux de bord et les plans d’actions font pleinement partie du projet. Pour chaque risque identifié, sont définis un niveau de gravité, une fréquence, et un niveau de maitrise afin de calculer un niveau de risques.

L’objectif principal du déploiement d’IZYPEO® reste la sécurisation et la simplification du pilotage des normes ISO 9001 et 14001 comme le souligne Philippe Laplace :

Exploiter un outil comme IZYPEO pour les audits permet d’apporter des preuves grâce à la gestion documentaire et la traçabilité des actions QSE dans le logiciel. 

Le vrai plus ? Pouvoir disposer de tableaux de bord très différents pour piloter les normes ISO 14001 et 9001. Ils sont tous générés par le même outil centralisé ce qui n’impose plus d’exporter les données dans un tableur. Philippe Laplace apprécie également la souplesse de la solution IZYPEO® : « Mobiliser les personnes autour du projet QSE peut parfois être compliqué car de nombreux services travaillent en flux tendu (comme les espaces verts), ce qui implique que nous soyons capables de nous adapter à leur rythme et leurs contraintes. Contrairement à notre ancien logiciel qui était très figé, la solution IZYPEO® est totalement calquée sur nos besoins. »

Comme l’explique Philippe Laplace, la solution IZYPEO® – qui a été conçue pour être très adaptable aux besoins des organisations – apporte cette flexibilité tout en permettant de centraliser l’information et d’uniformiser les bonnes pratiques et le partage des données.

« Grâce à l’outil, nous pouvons faire en sorte que tout le monde travaille de la même façon avec le même niveau d’exigence, même les établissements qui ne sont pas certifiés. IZYPEO® permet de structurer la démarche et de mobiliser les équipes. Cette démarche est essentielle pour rendre un service de qualité aux usagers. »

Les premiers résultats sont déjà satisfaisants et la CUD envisage également d’élargir l’utilisation de la solution à l’analyse des risques Qualité et à d’autres établissements et de connecter la solution avec des outils externes, afin de toujours rendre un meilleur service aux citoyens.

(*) GED : gestion électronique des documents