Energipole Antilles choisit de digitaliser sa démarche QSE avec Izypeo et fluidifie ses processus

Entre le tableur et Izypeo c’est le jour et la nuit. Digitaliser la démarche QSE nous facilite la vie. Nous gardons la traçabilité et la visibilité sur toutes nos fiches. Nous avons gagné en efficacité et en fiabilité car nous disposons d’une solution collaborative qui centralise une grande partie de nos données : plan d’actions, analyse environnementale, document unique, lien avec le logiciel de veille règlementaire, etc. 

Yalis Bien Aimé chargée de mission QSE Espérance – ENERGIPOLE ANTILLES

Avant de faire le choix de la digitalisation, les équipes géraient les processus QSE avec un tableur mondialement connu. Plans d’actions, DUERP et documents règlementaires, non conformités… Tout était piloté dans des tableaux avec forcément des risques inhérents au manque d’intégration et de collaboration comme l’explique Joanna Germain, chargée de mission QSE sur le site AER :

Nous utilisions un tableur mais nous savions que ce n’était pas la meilleure solution pour gérer nos processus, surtout quand il s’agissait de répartir les tâches, de disposer de plus de visibilité sur l’ensemble des actions et de mettre à jour de façon récurrente. Notre principal problème était de faire le lien entre les actions du plan d’actions et d’autres démarches tels que document unique, analyse environnementale. Ce qui a motivé la digitalisation QSE était de pouvoir uniformiser les pratiques et surtout de fluidifier les processus QSE. 

La décision est donc prise fin 2021 de digitaliser la démarche QSE de l’ensemble des sites. Reste à trouver une solution qui puisse intégrer les spécificités de l’entreprise, comme le précise Yalis :

Nous avions plusieurs contraintes pour réussir la digitalisation : tout d’abord répondre aux enjeux de certification ISO 14001 de 3 de nos sites. Ensuite, connecter notre logiciel de veille règlementaire avec le logiciel QSE et uniformiser nos pratiques QSE pour disposer d’une visibilité renforcée et transverse. Et pour finir, nous devions tenir compte des enjeux de chaque site et des exigences règlementaires associées en particulier pour les sites classés. Nous gérons des plateformes logistiques de déchets entrants et sortants soumises à une forte réglementation.

De nombreux utilisateurs se servent déjà de la solution Izypeo en plus des chargés de mission QSE, comme les personnes à l’accueil, le personnel ayant accès à des ordinateurs et les responsables de services. Maintenant, le plan d’actions est centralisé et les pratiques uniformisées. La solution QHSE d’Izypeo a permis de déployer la solution sur chaque site. Yalis et Joanna s’accordent pour souligner le gain de temps et d’efficacité depuis le déploiement d’Izypeo :

Le plan d’actions est centralisé et la ressaisie des données est plus rapide. Les risques d’erreurs sont réduits et les documents mieux gérés : plan de contrôle, DUERP, anomalies, audit de terrain, tout est intégré !

Autre point clé : la connexion de la solution QSE avec le logiciel de veille règlementaire. Cela permet une mise à jour automatique des plans d’actions dans Izypeo et un pilotage centralisé des actions de veille.

S’il fallait faire une comparaison avant/après, il faudrait mettre en avant le gros gain de temps et la facilité de manipulation de l’outil Izypeo. Il est très intuitif, collaboratif et beaucoup plus simple qu’un tableur. Avant, nous ne pouvions pas travailler à plusieurs sur un même fichier ni lier les actions. Maintenant tous les collaborateurs ont accès aux actions QSE pour un traitement plus efficace des non-conformités.

Le périmètre devrait encore évoluer et les catégories d’utilisateurs s’élargir dans les mois à venir. Et Yalis de conclure :

Même si tout le monde n’a pas encore le réflexe de saisir les non-conformités, nous savons qu’à terme, nous pourrons déporter la saisie sur le terrain. Nous identifions plus vite les priorités et nous pouvons faire évoluer notre conformité. Pour le prochain audit, cela va nous faciliter la vie car nous allons réduire le temps de préparation des audits.