Parole d’expert – Maxime Bailly : « Digitaliser son reporting RSE pour disposer de données fiables et prendre les meilleures décisions. »

Maxime Bailly. La vraie question à se poser est la suivante : quelles sont les enjeux les plus pertinents sur les thématiques de la RSE pour chaque entreprise ? Ensuite, il faut se demander comment mettre en place des plans d’actions qui permettront de démontrer le traitement de ces enjeux, la réussite de la stratégie RSE et, ainsi, de valoriser l’entreprise.

Car finalement qu’est-ce que la RSE ? Ce sigle signifie Responsabilité Sociétale d’Entreprise selon la norme ISO 26000. Je l’associe personnellement à celle du développement durable car, c’est une notion, de mon point de vue, plus opérationnelle et plus accessible : c’est répondre aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs.

C’est bien sûr, s’occuper des 3 volets principaux du développement durable – le volet social, le volet environnemental et le volet sociétal – mais aussi traiter les sujets économiques et de gouvernance qui vont avec. La RSE est une qualité intrinsèque de tous les pans de l’entreprise.
L’idée, c’est de voir ce qui est le plus pertinent sur les différents sujets en matière d’outils de pilotage et d’éléments purement opérationnels. Entreprendre une démarche RSE, c’est porter un nouveau regard sur son activité, en faire un mode opératoire pérenne, au cœur de l’opérationnel de l’entreprise. Car finalement aucune création de valeur ne peut se faire sans être durable.

Maxime Bailly. Je travaille essentiellement sur le reporting RSE, dit aussi reporting extra-financier ou DPEF sur le plan réglementaire français, des entreprises. C’est un élément clé de la politique RSE car il permet de réaliser un état des lieux et de prendre conscience de l’impact de l’entreprise au regard de toutes ses parties prenantes et de la façon dont elle opère.

Ainsi, c’est un moyen de mettre en avant les politiques, les plans d’actions, de démontrer leur efficacité à l’aide des résultats des indicateurs clés de performance. Car, ce qui n’est pas mesuré ne peut être géré. D’où l’importance des indicateurs clefs de performance qui sont liés aux politiques RSE.

La réalisation du reporting RSE est la première étape de la prise de conscience de l’entreprise sur son impact positif tout comme ceux sur lesquels elle doit encore progresser.

Maxime Bailly. Il s’articule autour de trois grandes étapes. La 1ère consiste à formaliser le modèle d’affaires. C’est la base car cela permet d’identifier les différentes activités et capitaux de ressources ainsi que de création de valeur. Elle s’appuie sur des données chiffrées, financières et extra-financières. La 2ième étape consiste à analyser les risques et enjeux – au travers par exemple d’une matrice de risques et d’une matrice de matérialité – et de les hiérarchiser afin d’identifier les plus importants.
Enfin, la 3ième étape consiste à recenser toutes les politiques et plans d’actions associés à ces risques et enjeux ainsi que de définir des indicateurs afin de réaliser un suivi et une évaluation à court terme, moyen terme et long terme, avec une trajectoire annuelle et des plans d’actions permettant de couvrir ces risques et ces enjeux.

La digitalisation doit permettre de collecter une donnée fiable, vérifiable, pertinente et utile à la décision pour générer le reporting RSE.

Maxime Bailly. La collecte en elle-même est un acte à faible valeur ajoutée. Plus on simplifie et on facilite la collecte de données et plus on aura l’adhésion des équipes. Car finalement, la vraie valeur ajoutée est sur l’analyse des données et non sur la collecte. De plus, cette campagne de collecte de données concerne tous les services de l’entreprise, donc un très large nombre de collaborateurs.

En matière de reporting RSE, le plus important est de disposer de données fiables, pertinentes, compréhensibles, utiles à la décision et comparables d’une année sur l’autre et avec les autres entreprises du secteur. Elles doivent aussi être collectées de façon homogène et identique sur l’ensemble du périmètre du groupe. Et c’est ce que permet d’obtenir un logiciel de reporting RSE et de digitalisation de la démarche RSE.

En outre, le calendrier de validation du rapport extra-financier devient de plus en plus court et nécessite d’être très réactif. Il est important de pouvoir compter sur une solution digitale pour proposer une saisie de la donnée qui reste simple, homogène et identique à travers toute l’entreprise et qui permette également d’attacher les pièces et informations justificatives de la donnée reportée. Car qu’est-ce qu’une donnée fiable ? C’est une donnée que l’on peut vérifier grâce à un document source.

Une donnée qui n’est pas fiable n’est pas une donnée utile à la décision.

La fiabilité est essentielle. Elle repose sur les pièces justificatives qui doivent être remontées en même temps que la donnée et être partagées de façon très simple dans le processus de collecte, de vérification et de validation. Là encore, une solution digitale comme Izypeo est pertinente.

Maxime Bailly. Comme je l’ai dit, cela permet de simplifier la collecte des données et d’automatiser la validation et la revue des données collectées.

Cela permet aussi d’uniformiser les pratiques à travers une entreprise ou un groupe mais aussi de limiter les erreurs car la saisie des données du reporting RSE est cadrée sans avoir à consulter un mode d’emploi.

Ainsi, avec un outil comme IZYPEO, un coordinateur de collecte de données peut envoyer un formulaire dans lequel il intègre un rappel des indicateurs et des conditions de collecte. Il s’assure que la saisie est réalisée dans les normes et que les preuves justificatives pour les audits sont bien attachées à la donnée.

Maxime Bailly. L’historique est accessible à tout moment ainsi que les dernières valeurs saisies. L’entreprise dispose d’une véritable traçabilité sur ses données mais aussi sur les autres phases de la collecte grâce à l’automatisation des workflows de validation.
Le workflow est fluide et sécurisé, l’ergonomie du logiciel de reporting RSE d’IZYPEO est intuitive et rend simple la saisie et la collecte des données pour le reporting RSE. Cela contribue à donner de la valeur à la donnée RSE et à en simplifier l’accès et la validation.

Cet outil facilite ainsi grandement les audits de ces données.

Maxime Bailly. Tout d’abord, il faut un sponsorship de la part de la direction et développer voire infuser une culture RSE auprès de tous les salariés avant de mettre en place un logiciel de reporting RSE.

En effet, les données extra-financières concernent beaucoup d’opérationnels qui ont souvent d’autres objectifs que ceux de collecter des données RSE. Il faut créer de l’engagement autour de cette collecte de données et lui donner une réelle importance.

Il est ainsi nécessaire de définir les indicateurs clés de performance pertinents, utiles et stratégiques pour l’entreprise permettant de couvrir tous les enjeux identifiés en phase deux. Afin de s’assurer de l’homogénéisation de la collecte des données sur tout le périmètre groupe, il est indispensable d’écrire un protocole de reporting.

Ensuite, il faut identifier les rôles de chacun dans la collecte des données. Cela doit se faire de façon fiable, fluide et rapide avec 3 grands rôles : un rôle de saisie qui peut être associé à la saisie digitalisée et à l’extraction, un rôle de revue de cohérence avec un suivi mensuel et annuel et un rôle de validation de la donnée remontée.

Et pour finir, il faut choisir un outil digital qui simplifie les différentes phases de collecte et de validation des données, facilite la preuve et assure une uniformisation des données RSE collectées dans l’entreprise.

Pour rassurer les entreprises, toutes ces étapes sont souvent déjà existantes. Il faut simplement les formaliser et porter un nouveau regard sur ces sujets.