Energipole Antilles choisit de digitaliser sa démarche QSE avec Izypeo et fluidifie ses processus QSE

Présent en Europe, dans l’Océan Indien et dans les Caraïbes, ENERGIPOLE est une entreprise familiale qui compte plusieurs filiales qui disposent d’une large expertise industrielle et qui sont dirigées par des associés-partenaires. Il propose à ses clients industriels et collectivités des solutions innovantes et sur mesure pour la conception, la construction et l’exploitation d’outils de traitement et de valorisation des déchets via des prestations de services clés en main pour les industriels.

Au sein d’ENERGIPOLE ANTILLES (entité de valorisation de déchets), ENERGIPOLE ESPÉRANCE réceptionne et traite une partie des déchets ménagers et industriels de la Guadeloupe et gère également une plateforme de production d’énergies renouvelables. Yalis Bien-Aimé, chargée de mission QSE ENERGIPOLE Espérance, nous en dit plus sur l’organisation.

« ENERGIPOLE ANTILLES regroupe 5 sites en Guadeloupe dont 3 sont certifiés ISO 14001 : le site d’Espérance ISDND* de gestion des ordures ménagères, AER qui est un centre de traitement des métaux, VHU, verres ménagers et DEEE, Verde spécialisée dans la création de compost et ECODEC qui gère la collecte sélective et la valorisation des pneumatiques et du bois. Nous sommes organisés avec une direction QSE centralisée et transverse. Il devenait essentiel pour nous d’unifier nos pratiques et nos outils pour gagner en cohérence et en efficacité. »

Avant de faire le choix de la digitalisation, les équipes géraient les processus QSE avec un tableur mondialement connu. Plans d’actions, DUERP et documents règlementaires, non conformités… Tout était piloté dans des tableaux avec forcément des risques inhérents au manque d’intégration et de collaboration comme l’explique Joanna Germain, chargée de mission QSE sur le site AER :

« Nous utilisions un tableur mais nous savions que ce n’était pas la meilleure solution pour gérer nos processus, surtout quand il s’agissait de répartir les tâches, de disposer de plus de visibilité sur l’ensemble des actions et de mettre à jour de façon récurrente. Notre principal problème était de faire le lien entre les actions du plan d’actions et d’autres démarches tels que document unique, analyse environnementale. Ce qui a motivé la digitalisation QSE était de pouvoir uniformiser les pratiques et surtout de fluidifier les processus QSE. »

La décision est donc prise fin 2021 de digitaliser la démarche QSE de l’ensemble des sites. Reste à trouver une solution qui puisse intégrer les spécificités de l’entreprise, comme le précise Yalis :

« Nous avions plusieurs contraintes pour réussir la digitalisation : tout d’abord répondre aux enjeux de certification ISO 14001 de 3 de nos sites. Ensuite, connecter notre logiciel de veille règlementaire avec le logiciel QSE et uniformiser nos pratiques QSE pour disposer d’une visibilité renforcée et transverse. Et pour finir, nous devions tenir compte des enjeux de chaque site et des exigences règlementaires associées en particulier pour les sites classés. Nous gérons des plateformes logistiques de déchets entrants et sortants soumises à une forte réglementation. »

Après avoir consulté plusieurs éditeurs, le choix de l’entreprise va se porter sur la solution QHSE d’Izypeo car elle répond aux critères de choix de l’équipe QSE qui souhaitaient lier l’intégralité des actions et les décliner en sous-actions, centraliser le plan d’actions et pouvoir utiliser la solution en mobilité. Joanna se souvient :

« Nous avons tout de suite compris que la solution Izypeo était très paramétrable et nous permettrait de ne pas être limités dans nos évolutions. Nous avons beaucoup apprécié les possibilités de liaison entre les actions et la gestion des différents utilisateurs. »

Le projet a permis de déployer en 2023 la solution sur les 5 sites avec un premier focus sur la centralisation des plans d’actions.  Ce projet était stratégique et le challenge a été relevé par les équipes QSE d’ENERGIPOLE ANTILLES et d’Izypeo.

De nombreux utilisateurs se servent déjà de la solution Izypeo en plus des chargés de mission QSE, comme les personnes à l’accueil, le personnel ayant accès à des ordinateurs et les responsables de services. Maintenant, le plan d’actions est centralisé et les pratiques uniformisées. La solution QHSE d’Izypeo a permis de déployer la solution sur chaque site. Yalis et Joanna s’accordent pour souligner le gain de temps et d’efficacité depuis le déploiement d’Izypeo :

« S’il fallait faire une comparaison avant/après, il faudrait mettre en avant le gros gain de temps et la facilité de manipulation de l’outil Izypeo. Il est très intuitif, collaboratif et beaucoup plus simple qu’un tableur. Avant, nous ne pouvions pas travailler à plusieurs sur un même fichier ni lier les actions. Maintenant tous les collaborateurs ont accès aux actions QSE pour un traitement plus efficace des non-conformités. »

Le plan d’actions est centralisé et la ressaisie des données est plus rapide. Les risques d’erreurs sont réduits et les documents mieux gérés : plan de contrôle, DUERP, anomalies, audit de terrain, tout est intégré !

Autre point clé : la connexion de la solution QSE avec le logiciel de veille règlementaire. Cela permet une mise à jour automatique des plans d’actions dans Izypeo et un pilotage centralisé des actions de veille.

Le périmètre devrait encore évoluer et les catégories d’utilisateurs s’élargir dans les mois à venir. Et Yalis de conclure :

« Même si tout le monde n’a pas encore le réflexe de saisir les non-conformités, nous savons qu’à terme, nous pourrons déporter la saisie sur le terrain. Nous identifions plus vite les priorités et nous pouvons faire évoluer notre conformité. Pour le prochain audit, cela va nous faciliter la vie car nous allons réduire le temps de préparation des audits. »

En savoir plus : www.energipole.com

* Installation de Stockage de Déchets Non Dangereux (ISDND)