Bpifrance choisit la plateforme RSE IZYPEO® pour digitaliser et faire monter en puissance son offre Diag Eco-Flux développée avec l’ADEME

En digitalisant la solution Diag Eco-Flux avec IZYPEO, nous avons bénéficié de plus d’efficacité dans nos tâches et de plus de fiabilité et de traçabilité sur nos données. A terme, nous pourrons contrôler plus facilement la cohérence des projets, réduire les tâches manuelles et optimiser la gestion des plans d’actions et le pilotage des délais et de la qualité du dispositif

Hélène Quillien – Cheffe de projet Diag’Action Climat – Direction de l’Accompagnement chez Bpifrance

Les entrepreneurs ont pris conscience de la nécessité d’agir dans le domaine de l’éco-responsabilité mais ils font souvent face à des freins financiers, organisationnels et techniques. C’est à partir de cette constatation que le Diag Eco-Flux a été conçu et pensé. Ce diagnostic réalisé par des experts, avec des outils et des processus conçus par Bpifrance, en collaboration avec l’ADEME, permet de fournir des solutions aux entreprises motivées pour les aider à piloter leurs plans d’actions sur 12 mois (durée du suivi qui fait suite au diagnostic).

Créé en 2018 à l’initiative de l’ADEME, le dispositif est depuis promu par Bpifrance. Cela a permis une montée en puissance et une plus forte volumétrie. La solution initiale conçue sous forme de tableur ne permettait plus de répondre aux attentes, les données étant remontées via des macro-commandes puis exploitées ensuite dans une solution de datavisualiation. En septembre 2020, le nombre d’entreprises bénéficiaires augmentant rapidement, la décision est prise de digitaliser le diagnostic comme l’explique Hélène Quillien :

La solution sous tableur était une bonne solution mais qui ne nous permettait pas d’automatiser les processus pour faire face à des volumétries et des demandes plus importantes. Nous souhaitions une solution plus collaborative et qui permette de garantir la fiabilité des données collectées et de contrôler la cohérence afin d’être alerté en cas d’erreurs

Le second point important du projet était la capacité du nouvel outil à être ergonomique et collaboratif afin de partager les données entre les 170 bureaux d’études partenaires pour affiner leurs données, voire effectuer à terme des benchmarks. Hélène Quillien précise :

La digitalisation visait aussi à offrir une solution plus ergonomique qui permette aux experts de gagner en efficacité aussi bien dans la collecte que dans la restitution des données. Elle avait aussi pour objectif de normaliser la démarche sur l’ensemble des consultants experts et d’aider les équipes de Bpifrance à mieux piloter la qualité et les délais de la démarche.

Les équipes de Bpifrance sont garantes de la bonne réalisation des Diag Eco-Flux et la nouvelle solution digitalisée devait également permettre de mieux superviser et piloter l’activité des experts. L’automatisation des actions et la mise en place de workflows visaient à limiter les actions manuelles pour les envois de données et à faciliter la gestion pour l’équipe d’Hélène. Le tout pour mieux servir les entreprises et leur garantir plus de qualité dans la réalisation du dispositif comme l’explique Hélène Quillien :

Nous souhaitions digitaliser l’intégralité de nos processus, que ce soit la collecte et l’analyse des données, les plans d’actions exploitées lors de notre comité de pilotage QSSE toutes les 6 semaines, ou même nos audits de chantier, nos remontées d’incidents ou nos réunions d’information QSSE auprès de nos équipes chantier.

La solution a rapidement été déployée et est, depuis Janvier 2021, utilisée par une cinquantaine d’utilisateurs avec des profils variés : responsables QSSE, responsables des audits de terrain (direction générale, directeur d’exploitation, conducteurs de travaux), chefs de chantiers en charge des causeries. David Bonnet explique : « les causeries sont un point clé de notre dispositif de sécurité et de prévention et il est important pour nous de pouvoir tracer et digitaliser ce moment. Le responsable s’appuie sur le logiciel HSE d’IZYPEO pour organiser et réaliser sa causerie grâce à des tutoriels accessibles à partir du terminal mobile. Il peut aussi en assurer la traçabilité avec la possibilité de prendre et d’ajouter une photo de l’équipe. »

La qualité des plans d’actions est essentielle car ce livrable est remis aux entreprises qui participent au dispositif et leur permet de mesurer le retour sur investissement qui est relativement important (en moyenne 48.000 euros d’économies générées grâce au dispositif sur un panel de 384 entreprises de taille diverse).

Pour développer la solution, les équipes Bpifrance et IZYPEO ont travaillé en mode Agile avec IZYPEO et une équipe interne dédiée – intégrant la DSI et les métiers – pour proposer une plateforme RSE parfaitement adaptée aux utilisateurs. La solution a fait l’objet de validations régulières et itératives selon le principe des sprints. La solution développée s’appuie sur le socle fonctionnel et technique de l’éditeur ce qui a permis de disposer de deux grandes familles de fonctionnalités :

• Des fonctionnalités dédiées aux experts pour réaliser le diagnostic : collecte des données, analyse et génération des métriques, création et suivi des plans d’actions, planification,
• Des fonctionnalités dédiées aux équipes du Diag Eco-Flux pour cadrer les projets : pilotage des indicateurs de qualité et de délais, vérification des métriques et du chiffrage des plans d’actions, notification par mail et automatisation des envois, etc.

Les deux types d’utilisateurs se sont vu attribuer des droits différents grâce à une gestion fine des accès, inspirée de la plateforme RSE d’IZYPEO.

Depuis le début du déploiement courant 2022, les retours sur la nouvelle solution de gestion du Diag Eco-Flux sont plutôt positifs, même si quelques ajustements sont nécessaires. Les experts sont dans l’ensemble motivés pour utiliser cette solution digitale qu’ils jugent efficace et dont ils bénéficient directement dans leur diagnostic, ce que confirme Hélène Quillien :

Au-delà des contraintes habituelles liées à un changement d’outils, nos experts voient plutôt d’un bon œil cette évolution car comme nous, ils sont dans une logique d’amélioration continue. Ils mettent en avant la fluidité offerte par l’outil dans leur travail et la fin des échanges parfois fastidieux par mail ou téléphone.

Du côté des équipes Bpifrance, même constat : les gains de temps sont déjà visibles et à terme, ils le seront encore plus. De nombreuses actions manuelles ont disparues car la nouvelle solution digitale a vocation à accompagner les équipes et le dispositif de A à Z, selon Hélène Quillien :

La digitalisation du Diag Eco-Flux a un impact direct sur les équipes qui pilotent le Diag Eco-Flux chez Bpifrance. Elles vont gagner en efficacité dans le suivi et le contrôle des livrables et de la qualité de l’accompagnement auprès des entreprises grâce à l’automatisation des processus. Cette solution nous permettra rapidement de mieux piloter les délais et les métriques et contrôler l’avancement des projets sur un planning mis à jour automatiquement. Notre travail est en train d’évoluer vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.