ALLIOS s’appuie sur la solution QSE d’IZYPEO® pour structurer l’ensemble de ses flux qualité et disposer d’une visibilité en temps réel

IZYPEO® est un outil très structurant qui nous a permis de nous affranchir de la collecte de données et de disposer d’un véritable vecteur de changement et d’amélioration continue. A terme, c’est l’ensemble de nos flux Qualité qui sera automatisé, tracé et intégré de A à Z dans l’outil.

Julien El Almawie, directeur Qualité du groupe Allios

Afin de mieux structurer la gestion de la qualité au quotidien, l’entreprise a choisi en 2015 d’opter pour une solution QSE, capable d’automatiser la collecte des données et la restitution des indicateurs, comme nous l’explique Julien El Almawie, directeur Qualité du groupe : « Outiller la démarche Qualité ne peut se résumer à produire des indicateurs de façon automatisée. Pour notre démarche QSE, il y avait deux options : soit déclarer de façon plus ou moins laborieuse les données pour produire des indicateurs, soit intégrer l’ensemble des flux dans un outil capable de les gérer de A à Z, avec tous les avantages en termes d’efficacité et de visibilité que cela représente. C’est cette option que nous avons choisie ! »

C’est à ce moment-là que le Directeur Qualité est contacté par Damien Callet, dirigeant de la société IZYPEO® qui lui propose une solution pour gérer le Bilan GES. Julien apprécie l’approche de l’outil Bilan GES proposé par IZYPEO® et envisage rapidement d’élargir son utilisation à l’ensemble des flux Qualité de l’entreprise.

Pour nous, une solution QSE ne devait pas seulement produire des indicateurs mais nous permettre d’automatiser la collecte des données en intégrant l’ensemble des flux qualité de A à Z.

IZYPEO® va alors lui proposer son logiciel QSE avec la possibilité de personnaliser de façon poussée la solution pour Allios. « Cette solution nous est apparue très structurante et nous avons alors imaginé d’intégrer chaque flux dans l’outil pour disposer de plus de traçabilité et éliminer toutes les problématiques liées à la collecte des données et à leur consolidation » explique Julien El Almawie.

Dès que nous souhaitons utiliser un nouvel indicateur, nous intégrons le flux Qualité associé dans IZYPEO® ! Nous bénéficions ainsi d’une solution intégrée et évolutive, capable de gérer un grand nombre de flux comme les réclamations client, les litiges transporteurs ou encore la gestion des déchets.

Si les flux sont déjà bien identifiés et ne nécessitent que très peu de modifications pour être intégrés dans IZYPEO®, en revanche la gestion se fait encore sous forme de fiches créées et gérées avec un célèbre tableur du marché, avec les contraintes associées : une difficulté à gérer les différentes versions, l’impossibilité d’automatiser le partage des données, une consolidation laborieuse et manuelle et surtout des délais de production supérieurs à trois mois rendant impossible une visibilité en temps réel.

L’équipe de Julien va alors s’impliquer fortement pour simplifier et intégrer, avec les équipes IZYPEO®, les flux existants dans la solution QSE et en faire un véritable outil de travail au quotidien pour les nombreux utilisateurs de l’entreprise.

Le haut niveau de personnalisation de l’outil permet ainsi de calquer les flux sur les pratiques existantes et d’automatiser et sécuriser la collecte de données, qu’elles soient saisies par les équipes ou intégrées directement dans l’outil, à partir de l’ERP. « A présent, tous les traitements relatifs à un flux sont intégralement gérés avec IZYPEO® et accessibles par près de 60 utilisateurs dans l’entreprise » se félicite Julien El Almawie. « Par exemple, l’outil est utilisé par le service commercial, l’équipe technique et la Logistique pour la gestion des réclamations clients et les litiges transporteurs. Toutes ces données sont consultables et accessibles en temps réel, par l’ensemble des équipes concernées. Il est important de souligner la forte implication des collaborateurs dans ce projet et le travail de fond réalisé par Florent Mouton du service Qualité qui a su être le relais entre les développeurs et les utilisateurs, » explique Julien El Almawie.

L’outil a été rapidement adopté par les utilisateurs qui ont su tirer pleinement parti de la solution dans leur activité quotidienne. Lors des fréquentes réunions organisées pour collecter les besoins utilisateurs et échanger sur les bonnes pratiques autour de l’outil, l’équipe Qualité a même observé (avec amusement) une certaine impatience de la part des collaborateurs, très pressés d’utiliser l’outil. La plupart a, en effet, constaté une simplification dans leur travail quotidien et une meilleure visibilité sur les résultats des indicateurs des flux mesurés.

Grâce à IZYPEO® et à une forte implication des collaborateurs, la solution est à présent utilisée par une soixantaine d’utilisateurs et nous disposons d’une vision globale et en quasi temps réel des indicateurs ! 

Ainsi, auparavant, les retours clients étaient gérés par des systèmes différents (selon les réseaux de distribution), ce qui contraignait les techniciens à accéder à plusieurs systèmes. A présent, les utilisateurs peuvent voir l’intégralité des informations sur un seul outil.

Cette approche globale et consolidée des données et indicateurs qualité s’est traduite par un vrai gain de temps, comme nous le confirme Julien El Almawie : « l’ancien système nous contraignait à produire les chiffres trimestriels quasiment un mois après. A présent, non seulement nous disposons d’une visibilité en quasi temps réel sur nos indicateurs mais nous avons aussi gagné en transparence car tous les indicateurs sont accessibles très simplement par tous, en fonction de leurs droits d’accès. »

Après ces premiers pas, très concluants sur les premiers mois, l’équipe Qualité ne compte pas s’arrêter là et souhaite poursuivre l’intégration de nouveaux flux (comme les fournisseurs par exemple) dans une logique d’amélioration continue, soutenue en cela par la qualité d’écoute et de réponse des équipes IZYPEO®, très appréciée.