Bien que les problématiques QHSE se placent de plus en plus souvent au cœur des actions stratégiques des entreprises, les responsables QHSE peinent encore à disposer d’un « vrai » budget pour déployer leur politique QHSE et investir dans la digitalisation de la QHSE. Sans un budget solide et structuré, pas facile de répondre aux exigences croissantes du secteur (et des équipes métiers pressées par les clients et partenaires financiers de justifier d’une politique QHSE exemplaire !). Voici 5 signes révélateurs qui montrent qu’il est temps d’envisager, pour votre boss, de dédier un budget à la QHSE et plus spécifiquement à sa digitalisation.
#1. Votre boss est ok pour renforcer l’équipe QHSE mais seulement si vous prenez en stage le petit dernier de sa cousine Thérèse
Constat : Votre équipe QHSE manque de ressources pour structurer ses actions
Si votre équipe QHSE doit constamment jongler entre diverses priorités en raison d’un manque de moyens humains et financiers suffisants, elle va avoir du mal à répondre aux exigences de conformité et de sécurité que vous imposent les réglementations de votre secteur. Les actions QHSE se limitent souvent à des initiatives isolées, avec une aide ponctuelle d’un stagiaire QLIO (aussi appelé stagiaire pompier) pour vos certifications. Il devient difficile de bâtir une stratégie cohérente et durable.
Solution : dédier un budget QHSE pour structurer les actions en fonction des priorités et des objectifs, avec des ressources adaptées pour chacune.
En allouant un budget spécifique à la QHSE, vous donnez à vos équipes les moyens de mener des initiatives QHSE sur le long terme et vous vous donnez également les moyens de recruter les bons profils au bon endroit (même si un alternant ou un stagiaire a toute sa place dans votre équipe). En outre, digitaliser permet de doter vos équipes d’une solution qui leur fera gagner du temps.
Avoir les moyens de ses ambitions est essentiel pour disposer d’une vision claire des actions à mettre en place afin de respecter les normes, assurer une amélioration continue et garantir la sécurité des employés.
#2. Paulette est en PLS car cela fait 9 fois qu’elle se plante en fusionnant les tableurs et là…le boss attend pour la revue de direction…
Constat : le suivi des données et des KPI est fastidieux et source d’erreurs
Si le suivi de vos indicateurs de performance (KPI) devient au quotidien aussi chronophage, vous constaterez très rapidement une augmentation des erreurs, des données de moins en moins robustes et surtout… une vraie démotivation de vos équipes ! Sans indicateurs à jour et faciles d’accès, la prise de décision devient de plus en plus restreinte tout comme votre capacité à ajuster les actions en fonction des résultats.
Solution : prévoir une ligne de budget pour la digitalisation de la QHSE et automatiser la collecte des données, l’alimentation des plans d’actions et la production automatique d’indicateurs.
Avec un outil digital tel que la plateforme Izypeo, vos équipes accèdent aisément à la digitalisation de la QHSE et de ses processus critiques. Ils simplifient la collecte et la saisie des données, génèrent en quelques clics des KPI en temps réel, réduisent significativement les erreurs et se concentrent sur les qui ont un vrai impact. Les revues de direction redeviennent de simples réunions opérationnelles, les chiffres sont édités en quelques secondes. Le suivi de conformité et la communication avec la direction et les métiers sont simplifiés et sécurisés.
#3. L’audit est dans 2 jours et, toutes les nuits depuis 15 jours, des non-conformités viennent vous hanter
Constat : vous subissez plus que vous n’assurez la conformité réglementaire et le maintien de vos certifications
La réglementation QHSE évolue rapidement et devient de plus en plus exigeante. Sans budget pour assurer une veille réglementaire continue, former les équipes et optimiser le temps passé à gérer vos audits, votre entreprise risque de passer à côté de ses renouvellements de certifications et de sa compliance Qualité. Résultat : une perte d’argent et de crédibilité avec un impact direct sur la confiance de vos collaborateurs, de vos clients et de façon générale de vos partenaires économiques et financiers.
Solution : opter pour la digitalisation de la QHSE pour disposer d’outils de pilotage de vos plans d’actions et de veille réglementaire qui garantissent une conformité continue et non subie
Un logiciel de gestion de la QHSE permet de centraliser les obligations légales et de planifier les mises à jour nécessaires pour s’assurer que chaque action QHSE répond aux standards les plus récents, sécurisant ainsi la réputation de l’entreprise. Izypeo permet entre autres de générer automatiquement vos actions et de piloter de façon plus simple vos plans d’actions : relance, contrôle de cohérence, envoi d’emails, création automatisé d’actions curatives etc.
#4. Pour la 3ème fois cette semaine, vous relancez un manager qui vous jure sur la tête de sa mère que « promis il va remplir votre tableur qui ne sert à rien…»
Constat : Vous rencontrez des difficultés à embarquer les équipes dans votre politique QHSE
Si vous avez du mal à communiquer les actions et les résultats de votre démarche QHSE, cela peut nuire à votre crédibilité. Mais le plus critique est de parvenir à ce que chaque personne concernée vous fournisse les données QHSE dont vous avez besoin ! Qu’elles soient internes ou externes, elles sont parfois (voire souvent) réfractaires au fait de fournir des données, actions qu’elles estiment être du ressort du responsable QHSE (qui s’arrache les cheveux sur le sujet !).
Solution : faire le choix d’investir dans la digitalisation QHSE afin de disposer d’une solution collaborative pour faciliter la collecte mais aussi la restitution des données !
Un budget QHSE permet de financer la mise en place d’un outil collaboratif dédié à la QHSE (surtout quand il est en mode SaaS) afin de faciliter la collecte de la data mais aussi de centraliser et diffuser les résultats de vos actions QHSE. Cette transparence renforce la confiance, le sentiment d’appartenance et la motivation de tous, tout en offrant une visibilité en temps réel sur les progrès réalisés.
#5. Thibaut est revenu tout confus du service marketing après avoir constaté que la stagiaire en savait plus que lui sur la synergie QHSE/RSE
Constat : Vos équipes manquent de formation et d’implication dans la démarche QHSE
Sans un budget consacré à la formation ni la mise en place d’une stratégie de veille efficace, les équipes QHSE et les collaborateurs manquent d’implication et de compréhension des meilleures pratiques en matière de QHSE. Cela peut réduire l’efficacité des actions mises en place par un manque d’anticipation de la réglementation ou des tendances du secteur.
Solution : financer des programmes de formation réguliers et l’intégration de la veille dans le SMQ afin de renforcer l’engagement de vos équipes.
Former vos équipes est essentiel surtout dans un monde où la réglementation est en perpétuelle évolution. Difficile d’être le garant de la compliance si on ne sait pas ce qui doit être mis en conformité… Izypeo QHSE va même plus loin dans la digitalisation de la QHSE en permettant d’interfacer directement votre logiciel de veille règlementaire avec votre outil QHSE.
Conclusion :
Un VRAI budget QHSE est devenu le must have pour relever les défis de demain, mettre en œuvre la digitalisation de la QHSE et répondre aux attentes croissantes de vos partenaires économiques et financiers.
N’attendez pas d’avoir identifié tous ces signes pour dédier un budget à votre démarche QHSE et à la digitalisation de la QHSE ! Ces cinq signes montrent qu’un budget dédié à la QHSE est plus qu’une nécessité : c’est un investissement stratégique qui rapporte même de l’argent à terme grâce aux économies générées et à la réduction des erreurs et des non-conformités. La digitalisation de la QHSE mérite une ligne de budget à part entière car elle permet d’optimiser la gestion, d’assurer la conformité et de renforcer la transparence, contribuant à une culture d’entreprise plus forte autour de la QHSE.
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Image générée par l’IA
