Déployer un logiciel de pilotage SMQ (ou Système de Management de la Qualité) est un projet important qui ne doit pas faire oublier 7 principes du management de la qualité – définis par la norme ISO 9001. Ces 7 principes restent des piliers incontournables pour toute organisation qui souhaite atteindre ses objectifs en matière de QHSE. La digitalisation frappe à la porte des équipes QHSE et apporte des outils et des méthodes inédites pour rester compétitifs et répondre aux exigences de la norme ISO 9001. Découvrons ensemble comment un logiciel de pilotage SMQ comme Izypeo QHSE, permet d’optimiser la gestion des 7 principes du management de la qualité.
Mettre en place un SMQ : quels sont les 7 principes du management de la qualité ?
Les 7 principes du management de la qualité sont le résultat d’une évolution progressive des meilleures pratiques de gestion développées au cours du XXe siècle. Leur formalisation dans la norme ISO 9001 a été la concrétisation d’une volonté d’adopter une vraie vision stratégique et orientée client de la démarche qualité.
Principe n° 1 de la mise en place d’un SMQ : l’orientation Client
Ce premier principe met l’accent sur la compréhension des besoins actuels et futurs des clients. Il met également le focus sur l’effort à faire pour déposer les attentes des clients.
Concrètement, cela se traduit par un recueil et une analyse des retours clients pour adapter les offres en fonction des retours.
Principe n° 2 de la mise en place d’un SMQ : le leadership
Le management et la DG doivent être sponsors de la démarche Qualité en créant un environnement qui définit clairement les objectifs Qualité de l’organisation et motive les équipes à atteindre ces objectifs.
En gros, un leadership efficace signifie que la direction générale définit une vision claire, responsabilise les collaborateurs et fait la promotion de la culture Qualité dans l’entreprise.
Principe n° 3 de la mise en place d’un SMQ : l’implication des parties prenantes
Ce principe souligne l’importance de l’engagement des parties prenantes – qu’elles soient internes ou externes – pour participer à l’amélioration de la performance de l’organisation.
Cela implique que les organisations communiquent de façon efficace avec toutes les parties prenantes et les impliquent dans les processus de décision.
Principe n° 4 de la mise en place d’un SMQ : l’approche Processus
Au cœur du SMQ se trouve une approche centrée sur les processus. Cela consiste à considérer toutes les activités de l’entreprise comme des processus interconnectés afin d’en améliorer l’efficacité et l’efficience.
La cartographie des processus est un point clé de cette démarche qui doit être suivie d’une gestion pointue des processus pour obtenir des résultats cohérents.
Principe n° 5 de la mise en place d’un SMQ : l’amélioration continue
L’amélioration continue (PDCA pour Plan Do Check Act) est un concept que nous devons à Deming et qui vise à améliorer les performances globales de l’organisation en permanence.
Cela signifie que le SMQ doit intégrer des mécanismes pour identifier les non-conformités, remonter les opportunités d’amélioration et déclencher des actions en conséquence.
Principe n° 6 de la mise en place d’un SMQ : une prise de décision basée sur des preuves
Aucune décision ne peut être prise à l’intuition dans un SMQ. Les décisions sont obligatoirement basées sur une analyse de données, du reporting et des indicateurs Qualité.
Le recueil et l’analyse de données pertinentes sous forme d’indicateurs et de tableaux de bord sont rendus indispensables pour prendre des décisions éclairées.
Principe n° 7 de la mise en place d’un SMQ : Management des relations avec les parties intéressées
Les relations avec les fournisseurs et les partenaires doivent être gérées de façon consciente et optimale pour renforcer la performance de l’organisation.
Les fournisseurs clés sont identifiés afin d’établir des relations qui seront mutuellement bénéfiques.
Ces principes continuent d’évoluer avec les tendances du marché, notamment avec l’essor des enjeux liés à la RSE et à la digitalisation, qui permet de piloter plus précisément et de façon plus simple les démarches qualité.
Logiciel de pilotage SMQ: la digitalisation au service des 7 principes du management de la qualité
La digitalisation transforme la manière dont les entreprises appliquent ces principes. Elle apporte des outils puissants pour améliorer l’efficacité, la transparence et la collaboration et donner toute sa puissance à ces 7 principes. Découvrez ce que Izypeo peut faire pour vous !
1 – Orientation client : vers une satisfaction accrue grâce aux outils digitaux d’Izypeo
Le premier principe qui s’applique à un logiciel de pilotage SMQ digne de ce nom est de placer le client au cœur des préoccupations de l’entreprise. Cette dernière doit être en mesure d’anticiper ses attentes, de répondre à ses besoins et d’améliorer son expérience.
La digitalisation du SMQ permet de centraliser et d’analyser les retours clients en temps réel et, grâce à des systèmes collaboratifs, d’impliquer plus facilement les clients dans la démarche Qualité.
Côté logiciel de pilotage SMQ : passage à l’action avec Izypeo
- Avec Izypeo QHSE, vous disposez d’une collecte et d’un suivi automatisés des réclamations clients, d’une gestion centralisée des remontées clients et d’un pilotage précis des non-conformités.
- Les tableaux de bord dynamiques permettent de suivre l’évolution des indicateurs de satisfaction et d’adapter rapidement les stratégies d’amélioration.
- Un extranet client peut être mis en place pour plus de transparence et un suivi en temps réel.
Avec IZYPEO®, nous faisons sortir la qualité de l’entreprise ! Non seulement nos équipes peuvent saisir via de simples tablettes, les données QSE en temps réel mais nous avons intégré l’accès au logiciel QHSE d’IZYPEO® dans notre offre commerciale. Nos clients peuvent mesurer notre performance et suivre les contrôles Qualité. Nous avons encore gagné en transparence dans notre relation client »
Nelly Gelis, Directrice QSE du groupe Nicollin
2 – Leadership : partager une vision pilotée en temps réel
Au cœur du pilotage du SMQ, se place l’engagement de la direction générale et son «sponsoring » ou leadership. Les dirigeants doivent engager l’ensemble des collaborateurs dans une démarche qualité structurée et pilotée efficacement. En déployant un logiciel de pilotage SMQ, l’équipe QHSE donne accès à la direction à une vue à 360° sur la performance qualité de l’organisation.
Côté logiciel de pilotage SMQ : passage à l’action avec Izypeo
- Les données étant collectées au fil de l’eau et de façon fiable, la préparation des revues de direction est facilitée.
- L’animation de la revue de direction se fait sur la base d’indicateurs fiables et actualisés en temps réel et d’un reporting automatisés.
- Izypeo facilite également la communication interne en intégrant les équipes à l’amélioration continue via un portail collaboratif intégrant des échanges de bonnes pratiques, un fil d’actualité, et un partage simplifié des données.
3 – Implication du personnel : un engagement renforcé par la digitalisation
Pas de SMQ performant sans des équipes impliquées, formées et informées. Digitaliser avec un outil ergonomique et intuitif facilite la collecte des données et la participation des équipes et des pilotes de processus à la démarche QHSE. En outre, cela permet de partager des documents essentiels tels que les procédures ou les notes de service et garantir ainsi un même niveau d’information pour tous.
SMQ : passage à l’action avec Izypeo
- Avec Izypeo, vos auditeurs réalisent leurs audits internes directement sur site et se voient déclencher automatiquement des actions et notifications sur les non-conformités identifiées.
- Vos collaborateurs déclarent aisément les anomalies et saisissent leurs données depuis une application mobile, y compris sur le terrain.
- Vous pouvez également paramétrer des workflows automatisés pour assurer le suivi des actions correctives, afin d’éviter les oublis et programmer vos relances.
- La GED (Gestion Electronique de Documents) intégrée facilite également l’accès aux documents et autres procédures en fonction des rôles de chacun tout en garantissant une gestion des versions.
« La démarche QSSE évolue plus rapidement et de façon continue grâce à la mise en place du logiciel QHSE. Les données remontent plus vite et sont collectées sur l’ensemble des sites, y compris pour les audits de terrain grâce à une solution mobile. Tous les processus sont tracés, les décisions sont prises plus vite. Cela est très motivant pour les équipes qui voient au quotidien l’amélioration continue grâce à un partage de l’information très visuel. »
David Bonnet – Directeur Général Adjoint de COIRO
4 – Approche processus : automatiser et structurer pour gagner en efficacité
Gérer la qualité efficacement nécessite d’adopter une approche par processus. L’idée est de pouvoir, grâce à la cartographie des processus et de leurs interactions, optimiser les flux de travail.
Côté logiciel de pilotage SMQ : passage à l’action avec Izypeo
- Cartographiez vos processus et digitalisez-les dans Izypeo pour disposer d’une vision claire des responsabilités de chacun et des interactions entre services.
- Izypeo permet également de fiabiliser vos processus Qualité. La gestion et la préparation des audits, le suivi des non-conformités ou encore la création des actions dans les plans d’actions peuvent être automatisés et programmés selon vos critères.
- La gestion documentaire centralisée garantit également le respect des bonnes pratiques
5 – Amélioration continue : des données en temps réel pour une évolution constante
Sans amélioration continue, point de salut ! Le principe de l’amélioration continue est l’essence même d’un SMQ performant et d’une stratégie Qualité optimale. Cela implique la mise en place d’un plan d’actions et d’indicateurs permettant de mesurer le chemin parcouru.
Côté logiciel de pilotage SMQ :passage à l’action avec Izypeo
- Avec Izypeo, vous créez des tableaux de bord personnalisables et indicateurs clés (KPI) pour détecter rapidement les axes d’amélioration (de façon autonome ou avec nos équipes).
- Les plans d’actions permettent d’affecter des tâches et des notifications automatiques et de créer automatiquement de nouvelles actions.
- Vous vous assurez également d’atteindre vos objectifs de conformité grâce à une traçabilité de vos actions.
« IZYPEO est un outil très structurant qui nous a permis de nous affranchir de la collecte de données et de disposer d’un véritable vecteur de changement et d’amélioration continue. Nous avons automatisé nos flux Qualité. Ils sont tous tracés et intégrés de A à Z dans l’outil.»
Julien El Almawie, directeur Qualité du groupe Allios
6 – Prise de décision fondée sur les faits : des données fiables et accessibles
Les décisions prises dans le cadre d’une politique Qualité doivent s’appuyer sur des données objectives et précises. Pas de décisions au « pifomètre » ou à l’intuition ! Les tableaux de bord et les indicateurs sont alimentés et mis à jour en temps réel dans un SMQ digitalisé, permettant de s’appuyer sur des données précises et fiables à un instant T. Les décisions peuvent être prises plus rapidement.
Côté logiciel de pilotage SMQ : passage à l’action avec Izypeo
- Izypeo facilite la collecte, la consolidation et l’analyse de vos données Qualité en temps réel sans risque d’erreur ou de double saisie.
- Grâce aux fonctionnalités de datavisualisation, les dirigeants et les responsables QHSE identifient immédiatement les tendances et les dérives et peuvent agir plus vite.
- Des rapports et audits automatisés permettent une plus grande traçabilité et facilitent les revues qualité.
7 – Gestion des relations avec les parties intéressées : transparence et collaboration digitale
Les collaborateurs fournisseurs, partenaires et parties prenantes jouent un rôle clé dans la qualité des produits et services. La digitalisation facilite le suivi et le pilotage des parties intéressées ainsi que la communication.
Côté logiciel de pilotage SMQ : passage à l’action avec Izypeo
- Pilotez vos fournisseurs via un registre centralisé qui permet de suivre vos évaluations et vos plans d’actions correctives.
- Partagez un ou plusieurs extranets dédiés (avec vos clients, fournisseurs,, etc.) avec un accès contrôlé aux informations qualité, pour une meilleure transparence.
- Gérez les audits internes et les audits fournisseurs et générez automatiquement vos rapports.
Conclusion : pourquoi choisir le logiciel de pilotage SMQ d’Izypeo pour gérer son système de management de la Qualité?
L’ère du papier, des fichiers Excel et des suivis manuels est derrière vous ! Aujourd’hui, des plateformes logicielles comme Izypeo QHSE permettent de :
- Gagner en efficacité en s’appuyant sur l’automatisation des processus qualité et en réduisant les tâches chronophages sans valeur ajoutée,
- Réduire les risques d’erreurs et fiabiliser les processus grâce à des workflows intelligents,
- Piloter en temps réel la performance qualité et anticiper les dérives,
- Faciliter la conformité réglementaire et les audits,
- Impliquer les collaborateurs dans une démarche d’amélioration continue.
- Étendre, à votre rythme, votre démarche au pilotage de la SSE sur une plateforme unique
Grâce à la digitalisation, le système de management de la qualité devient plus simple et efficace. Il devient également plus stratégique car plus accessible. En intégrant des solutions digitales comme Izypeo, vous ne vous contentez pas de répondre aux exigences des normes ISO 9001 mais vous faites de la Qualité un levier de performance et de différenciation sur leurs marchés.
« Nous avons conscience que disposer d’un outil comme la solution QHSE d’Izypeo est un point fort lors des audits. Outre le fait que chaque action est tracée et que l’on visualise immédiatement qui fait quoi, nous disposons à présent d’un système de management intégré au sein d’un logiciel unique pour tous les sujets de la QHSE. »
Olivier Charrat – Responsable QHSE de RIBEYRON SAS
Et vous, où en êtes-vous dans la digitalisation de votre démarche qualité ?
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