Les directeurs QHSE et leurs managers le savent bien : pas de QHSE sans audits QHSE. Qu’il s’agisse d’audit de conformité réglementaire, d’audit interne ou externe ou encore d’audit des fournisseurs, cette étape reste la clé de voûte d’un système de management de la QHSE, mais peut se révéler le pire cauchemar de ceux qui en ont la charge. Surtout quand il s’agit de gérer les risques, piloter des plans d’actions, justifier l’amélioration continue ou l’engagement des parties prenantes… Or, la digitalisation des processus QHSE permet de simplifier la réalisation des audits tout en apportant des points forts non négligeables pour le rapport d’audit. Démonstration de ce qu’Izypeo peut faire pour vous.
C’est l’histoire d’un responsable QHSE qui doit passer des audits QHSE…
Auditeur (A) : Bonjour, je suis l’auditeur qui doit passer en revue vos pratiques QHSE. Are you ready ?
Responsable Qualité (RQ) : Bonjour ! Je suis prêt et très heureux de participer à cette expérience.
A : (c’est ce qu’on va voir… ) Commençons par la conformité réglementaire. Respectez-vous toutes les lois et réglementations en vigueur ? Avez-vous des preuves concrètes de conformité ?
RQ : Mais carrément ! Nous sommes tellement conformes que tout le monde se promène avec un manuel de règlementation sous le bras. Nous avons une superbe armoire remplie de formulaires et de rapports, pleine comme un œuf…
A : Soit (il me prend pour une quiche ou quoi ?) … Passons à l’audit interne. Quelles sont vos méthodes pour évaluer l’efficacité de vos systèmes QHSE ?
RQ : On a un truc simple, efficace et imparable : un système ultra sophistiqué qui repose sur l’algorithme du « devinez combien de NC on vient de se prendre cette semaine », un jeu très populaire parmi nos collaborateurs, tous ultra impliqués.
A : C’est cela oui… Au sujet de l’engagement des parties prenantes, elles sont impliquées comment dans vos initiatives QHSE ?
RQ : La plupart du temps, nous organisons des réunions interminables pour les convaincre de participer à grand coup de post-it (qu’on recycle) et nous leur offrons un autocollant « La QHSE c’est maintenant » (fabriqué en France) à coller sur leur frigo.
A : Mouais… (C’est pas gagné…) Question amélioration continue, comment gérez-vous les opportunités d’amélioration ?
RQ : On utilise la théorie de l’évolution appliquée à la QHSE, en espérant que ça va se résoudre tout seul (on croise les doigts quoi…). Ainsi, pas besoin de suivre des indicateurs ou des actions…
A : C’est original … Et en ce qui concerne la mesure de la performance, comment collectez-vous les données ? Quid des non-conformités ?
RQ : On mesure avec notre nez et des tableurs… Ça marche pas trop mal sauf que cela prend beaucoup de temps et que ça génère des erreurs de saisie … Quant aux non-conformités, nous faisons des fiches papier que l’on met dans une bannette, j’avoue que cela revient un peu à cacher sous le tapis. C’est un bon moyen de s’en débarrasser et d’éviter de les piloter !
A : Je suis désolé, mais ça ne va pas être possible, non pas être possible… Avez-vous pensé à vous équiper avec le logiciel QHSE Izypeo ? 😬
Un an plus tard… C’est l’histoire d’un responsable Qualité qui s’est équipé avec Izypeo pour ses audits QHSE…
Si vous suivez les conseils de notre auditeur, il est fort à parier que vous devriez plutôt avoir ce genre de conversation avec lui lors du prochain audit :
Auditeur (A) : Bonjour, je suis l’auditeur qui doit passer en revue vos pratiques QHSE. Are you ready ?
Responsable Qualité (RQ) : Bonjour ! Je suis prêt et sûr de moi et de mon équipe car grâce à mon logiciel Izypeo, j’ai pu mettre en place un suivi et une traçabilité de tous mes flux QHSE et piloter mes plans d’actions et mes NC. Je peux même vous donner un accès auditeur si vous le souhaitez.
A : Génial ! Le fait d’avoir digitalisé votre SMQ est déjà un point fort dès le démarrage de votre audit ! Je suppose que vous avez tout sous contrôle et que vous allez pouvoir me le prouver.
RQ : Absolument ! Nous avons changé notre approche sur le sujet et tout le monde s’en porte mieux. Les parties prenantes ont accès aux données de façon sécurisée et sont plus impliquées : les clients accèdent à leurs données Qualité et saisissent les enquêtes de satisfactions, les fournisseurs remontent leurs fiches et nos collaborateurs peuvent saisir les données même en mobilité et sans internet grâce à l’application mobile asynchrone. Tous les documents sont attachés au dossier, même des photos prises pendant l’audit.
A : Et vos plans d’actions ? Vous les gérez comment ?
RQ : Si vous n’étiez pas auditeur, je dirai les doigts dans le nez ! Avec Izypeo, nous pouvons paramétrer la solution afin de créer automatiquement et selon nos règles des actions dans le plan d’actions à la suite des audits et des remontées de non-conformité. Tout est tracé et partagé. Je peux même signer mes rapports avec la signature électronique et saisir des photos en plus de mes données.
A : Je suppose que vous utilisez aussi Izypeo pour la génération de vos tableaux de bord et vos indicateurs clés de performance ?
RQ : Effectivement ! Après les audits, je génère automatiquement mes rapports avec les dernières données. Comme tout est lié (plans d’actions, audits, saisies, fiches de non-conformité, etc.), la mise à jour se fait en temps réel, j’ai toujours une vue juste de mon SMQ.
A : C’est vraiment cool de voir que vous avez une approche positive malgré tous les défis rencontrés. Continuez à travailler dans cet esprit. La réalisation d’audits QHSE nécessite une approche rigoureuse pour garantir la conformité, la sécurité et l’amélioration continue des pratiques QHSE au sein d’une organisation mais n’interdit pas de garder le sens de l’humour !
Toute ressemblance avec une situation existante ne serait pas totalement fortuite…
Pour cela, consultez les retours d’expérience de nos clients sur nos solutions et contactez-nous !