7 critères pour ne pas rater la digitalisation de sa démarche RSE
Choisir le meilleur logiciel RSE pour sa problématique et ses ambitions, c’est le challenge que doivent relever les responsables RSE et les DSI qui optent pour la digitalisation de leur démarche RSE.
Choisir le bon outil est un point clé pour embarquer les parties prenantes, rendre des comptes à la direction générale, réaliser votre reporting RSE et assurer la promotion de vos actions RSE. La solution doit vous assister pour collecter et piloter vos indicateurs RSE, renforcer la communication autour de vos actions et générer le reporting extra financier associé.
Voici 7 critères à ne pas négliger.
Choisir le meilleur logiciel RSE étape 0 : cadrer le projet
Le projet de digitalisation est à la fois un projet critique et structurant qui nécessite d’impliquer et motiver toutes les parties prenantes : DSI, direction générale et directions Métiers concernées (RSE, RH, marketing, etc.). Pour garantir le cadrage de votre projet de digitalisation RSE, vous devez être attentifs à :
- La définition du périmètre : Quels sont les services et sites concernées par le projet ? Sont-ils basés en France ? A l’étranger ? Dois-je consolider les données d’un groupe ou d’une entreprise ? Devrais-je faire évoluer ce périmètre ? Dois-je travailler en multilingue et multisite ?
- Identifier vos indicateurs clés sans oublier ceux de la CSRD : quels sont les indicateurs clés en lien avec vos enjeux et que vous souhaitez digitaliser ? Au quotidien mais aussi pour votre reporting extra financier et les nouvelles obligations de la CSRD ?
- Cartographier la source de vos données : données stockées dans vos autres outils digitaux (CRM, votre SIRH, votre ERP, votre solution e-achat…), données qui doivent être saisies par les collaborateurs et/ou des parties prenantes externes, données collectées de façon semi-automatique etc.
- Définir des tableaux de bord et des plans d’actions en fonction de vos objectifs : comment les restituer ? Sous quelle forme ? A quelle fréquence ? Avec quelles obligations règlementaires ?
- Identifier vos parties prenantes et impliquer la DSI et la communication : qui devrez-vous impliquer et comment ? Qui va utiliser la solution ? Si votre DSI est active, compétente et un vrai partenaire des équipes pour la digitalisation de l’entreprise, misez sur son savoir-faire !
- Définir les critères de choix d’un outil de digitalisation RSE adapté et qui intègre des fonctionnalités CSRD : Avec quel outil digitaliser votre démarche RSE ? Est-il paramétrable et personnalisable ? Peut-il s’interfacer avec vos outils existants ? Est-il évolutif ? Quel est le niveau de sécurité ? Quel est le modèle économique (gratuit, payant, hybride, acquisition licences et support annuel, abonnement annuel tout compris) ? De quoi avez-vous besoin de la part de l’éditeur ? Quels sont les services dont vous avez besoin ?
Critère 1 : Une solution métier dédiée pour une vision à 360°
Choisir le meilleur logiciel RSE passe d’abord par des fonctionnalités non négociables : la capacité à piloter votre démarche au doigt et à l’œil avec des données consolidées, des KPI automatisés et des tableaux de bord collaboratifs. Privilégiez les solutions qui sont centrées sur l’activité RSE et éviter de « détourner » des logiciels qui ont été pensés pour faire de la gestion ou gérer des stocks.
Sans oublier le petit plus : une solution qui sait aussi travailler avec les équipes QHSE.
Critère 2 : Une solution qui garantit la conformité réglementaire RSE
La solution doit vous permettre de simplifier et sécuriser la collecte de vos données réglementaires au fil de l’eau grâce à une consolidation automatisée des données, un accès en mobilité et un contrôle de cohérence de vos données.
Vous devez choisir un outil susceptible de vous aider à fournir des preuves lors de vos audits et à maîtriser vos certifications en vous appuyant sur la traçabilité et la digitalisation de l’ensemble de vos procédures Qualité et RSE.
Critère 3 : Un logiciel RSE pour engager vos équipes et vos parties prenantes
Pour valoriser votre démarche RSE et développer la confiance avec vos clients, votre future solution logicielle RSE devra être en mesure de donner un accès sécurisé et tracé à vos clients et à vos collaborateurs (tableaux de bord, extranet, suivi qualité, etc.).
Le meilleur logiciel RSE sera aussi celui qui facilitera l’adhésion de vos collaborateurs : vous devez valider que l’ergonomie de la solution proposera une expérience utilisateur intuitive et mobile, que vous pouvez intégrer vos sites distants et uniformiser les procédures avec des référentiels communs.
Autre point clé, le partage des plans d’actions et la communication avec les Métiers grâce à un outil collaboratif qui génère automatiquement des KPI et des cockpits de pilotage pour tous.
« Les utilisateurs ont gagné en autonomie grâce à la très bonne expérience utilisateur délivrée par le logiciel RSE. Le vrai succès, c’est quand les Métiers s’approprient l’outil par eux-mêmes. De notre côté, nous pouvons les accompagner sur le volet reporting sans avoir à faire des requêtes SQL. »
Salima Idrissi – LafargeHolcim Maroc
Critère 4 : Une solution qui permet de maîtriser le coût de votre démarche RSE
La digitalisation de votre démarche RSE permet de gagner du temps car elle automatise vos workflows, consolide et centralise vos données (collecte sécurisée, génération des KPI et des rapports, notifications, etc.).
Dans votre recherche du meilleur logiciel RSE, ne négligez pas la partie budget : il doit vous permettre de réduire vos coûts de maintenance, grâce à une administration ultra simple, une grande autonomie des utilisateurs et des mises à jour automatisées lorsque la solution est en mode SaaS. Ce dernier facilite un déploiement rapide sans coûts cachés (temps de déploiement quasi nul, prise en main rapide, ajout d’utilisateurs facilité).
Critère 5 : Une solution technologique innovante, sécurisée et évolutive
L’intégration des dernières technologies à votre démarche RSE est essentielle pour partager la puissance du digital au quotidien : accès mobile et responsive, mode SaaS, hébergement Cloud, Big Data et de visualisation des données, solution NoCode, etc.
Assurez-vous bien de la pérennité et de l’évolutivité de votre outil RSE et du niveau de sécurité proposé par l’éditeur (hébergement en France, sauvegardes régulières…). Validez également que vous pouvez l’interfacer avec vos autres outils comme vos ERP ou vos outils de supervision par exemple.
« Nous avons un niveau d’exigence très élevé en matière de sécurité et de confidentialité des données et ce, quelle que soit la nature de ces données. Nous avons donc imposé lors de la soutenance des conditions strictes auxquelles IZYPEO® a su répondre avec de vrais engagements. »
Franck Couet – BPIfrance
Critère 6 : Un logiciel RSE totalement personnalisable
Le meilleur logiciel RSE c’est celui qui vous ressemble ! Votre solution logicielle RSE doit être à votre image et idéalement, elle sera entièrement personnalisable pour s’adapter aux spécificités de votre entreprise (et non le contraire). Cela vous permettra de répondre à tous les volets de votre activité RSE y compris le suivi de l’impact carbone.
Critère 7 : Un éditeur qui accompagne les équipes IT et métier au quotidien
L’accompagnement technique et métier ainsi que la garantie d’un suivi de projet pertinent sont des critères de choix essentiels pour s’assurer de disposer du meilleur logiciel RSE. L’éditeur est le garant d’une efficacité sur le long terme de la digitalisation. Selon le type de projet de déploiement mené, l’éditeur doit pouvoir proposer une démarche adaptées :
- La mise en place de projets en mode Agile avec l’éditeur est un vrai plus pour les entreprises qui recherchent une solution sur mesure, capable d’évoluer rapidement en fonction des plans d’actions RSE.
- Une mise en place rapide clé en main avec un paramétrage sur mesure est également une approche intéressante pour limiter le temps passé et les coûts.
« Nous avions à cœur de travailler en mode Agile (SaFe et Scrum) avec notre prestataire. Tout de suite, l’équipe technique d’IZYPEO® a accepté de partir sur des sprints de 15 jours et a été la plus convaincante sur le sujet. Ce n’est pas tout le monde qui dispose des compétences pour travailler en Agile et qui accepte de présenter ses réalisations aux Métiers toutes les deux semaines. Je dois dire que pour le moment cela se passe très bien. »
Franck Couet – BPIfrance
Dans tous les cas, vous devez définir précisément vos besoins avant de vous lancer dans une digitalisation de votre démarche RSE. Il vous faut valider vos enjeux et objectifs, vos ressources humaines et financières, les fonctionnalités dont vous avez besoin, l’accès aux données et la relation que vous souhaitez développer avec l’éditeur.
Nous sommes à votre écoute pour vous aider à finaliser votre cahier des charges.
