Quand on parle QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement), la revue de direction joue un rôle crucial pour l’évaluation des performances et la définition des orientations stratégiques. Cependant, réussir sa revue de direction semble parfois compliqué car elle peut être perçue comme une tâche fastidieuse et très chronophage voire laborieuse. Encore plus quand elle est préparée à la dernière minute. Découvrez les facteurs clés de la réussite de votre revue de direction et comment la digitalisation peut devenir votre meilleure amie !

Qu’est-ce qu’une bonne revue de direction ?

Quoi ? Y’a revue de direction dans deux heures et j’étais pas au courant ??? Ça sent le vécu ?

 

 

Hélas c’est une dure réalité… La revue de direction est une réunion périodique où la direction évalue l’efficacité du système de management QHSE de l’entreprise. Elle est incontournable car elle permet de faire un bilan des performances, d’analyser les non-conformités, de revoir les objectifs et de décider des actions correctives nécessaires.

Dans le cadre d’un système de management QHSE, la revue de direction est essentielle pour garantir que les politiques et les objectifs de l’organisation sont en adéquation avec les exigences normatives et les attentes des différentes parties engagées. Elle devrait être un moment privilégié pour renforcer l’engagement de la direction et démontrer son leadership en matière de QHSE.

Un moment pour :

• Évaluer la conformité aux exigences légales et réglementaires.
• Examiner les résultats des audits internes et externes.
• Analyser les incidents, accidents et non-conformités.
• Réviser et ajuster les objectifs QHSE.
• Planifier les actions correctives et préventives.
• Définir les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs.

Elles sont généralement assez mal anticipées alors même que, idéalement, les revues de direction devraient être planifiées – au moins une fois par an. En outre, des revues plus fréquentes sont souvent nécessaires en fonction des résultats des audits, des incidents ou des évolutions de l’organisation.

Comment réussir sa revue de direction ?

Pour réussir sa revue de direction, il est essentiel de la préparer minutieusement en se concentrant sur deux points clés :

• Une collecte des données simplifiée et aisément activable afin de rassembler toutes les informations nécessaires et à jour (rapports d’audit, KPI, analyses de risques, retours d’expérience, etc.) 
• Une implication des parties prenantes afin que les responsables des différents services participent à la préparation de la revue et donnent une vision complète et précise de la situation.

La réunion de revue de direction doit être organisée pour être efficace et commence par suivre un ordre du jour clair et précis couvrant tous les points essentiels. 

Pour cela il faut :

• Recenser les données nécessaires concernant les actions et leur statut, les évolutions du contexte, les non-conformités ou encore les résultats d’audit,
• Faire une revue de processus (de façon formelle ou informelle) avec chaque pilote de processus : KPI, plans d’actions, projets à venir, etc.,
• Présenter le tout à la direction générale (donc lors de la fameuse revue de direction). Lors de la réunion de direction, pensez à prévoir un temps de parole pour chacun et poser le cadre afin d’encourager des échanges constructifs plutôt qu’un règlement de compte à OK Corral… Il s’agit de passer en revue :

• • Les performances QHSE, 
  • Les non-conformités, 
  • Les résultats des audits, 
  • Les incidents et accidents, 
  • Les actions correctives et préventives, 
  • Les objectifs à venir.
• Formaliser le compte rendu complet ou simplifié.

Mauvaise nouvelle : la revue de direction ne s’arrête pas à la fin de la réunion. Il faut mettre en place un suivi des actions décidées en élaborant un plan d’action détaillé avec des responsables identifiés et des délais précis pour chaque tâche et en mesurant les résultats.

La vraie bonne idée : utiliser un logiciel QHSE pour réussir sa revue de direction

La digitalisation des processus QHSE, notamment la revue de direction, présente de nombreux avantages comme le gain de temps, la fiabilisation des données et un meilleur partage de l’information qui devient plus accessible.

Izypeo QHSE a été conçu pour faciliter la gestion de vos processus QHSE et optimiser la réalisation de vos revues de direction. Il offre des fonctionnalités qui simplifient la réalisation des revues de direction :

• Des tableaux de bord accessibles en quelques clics pour visualiser rapidement les indicateurs de performance clés et de suivre les tendances sans avoir à manipuler des données d’un fichier à l’autre,
• Un reporting automatisé qui génère des rapports automatiquement, avec des données robustes et à jour, prêts à l’emploi pour une revue de direction optimisée,
• Une gestion des actions correctives et préventives et des non-conformités pour s’assurer d’une résolution efficace des problèmes identifiés.
• L’automatisation de la gestion du plan d’actions et de son suivi

« Avant Izypeo, je passais presque deux heures pour générer et mettre à jour mes tableaux pour la revue de direction alors que maintenant c’est instantané. Il me suffit d’entrer l’intervalle concerné et en moins de deux minutes, ma présentation est prête !  J’utilise les tableaux croisés dynamiques et je limite les risques d’erreurs car en cas de modification, la mise à jour est faite automatiquement et non manuellement comme avant. »

Olivier Charrat – Responsable QHSE de RIBEYRON SAS

Conclusion : digitaliser ou mourir, il faut choisir !

En digitalisant vos processus QHSE, vous vous assurez de mettre toutes les chances de votre côté pour la prochaine revue de direction programmée « à l’arrache » :

• Gain de temps et d’efficacité grâce à l’automatisation des tâches et à la centralisation des données qui permet de préparer vos revues de direction plus rapidement et plus efficacement,
• Fiabilité et robustesse des données qui sont mises à jour en temps réel, garantissant leur pertinence pour prendre les bonnes décisions,
• Collaboration améliorée entre les différents services et parties concernées, qui ouvre la voie à une vision (enfin) partagée des performances QHSE.

 

De nombreuses entreprises ont déjà adopté Izypeo pour optimiser leurs processus QHSE et réussir leurs revues de direction. Découvrez le témoignage de la société Ribeyron qui souligne les bénéfices obtenus pour réussir sa revue de direction depuis l’installation d’Izypeo.

Pour découvrir comment Izypeo peut transformer la gestion de vos revues de direction et rendre votre système QHSE plus robuste, venez découvrir notre logiciel lors d’une démonstration personnalisée.