La transition écologique devient chaque jour une nouvelle réalité pour les PME et les TPE. Découvrez comment Bpifrance et l’ADEME les accompagnent à moindre de coût, grâce à des dispositifs dédiés, dans leurs projets éco-responsables ! En 2021, Bpifrance a sélectionné la base de la solution Izypeo pour digitaliser un premier dispositif DiagEcoFlux qui permet aux TPE et PME de réduire leurs pertes en énergie, en matière et en eau tout en limitant les déchets. Depuis, nous avons continué notre collaboration pour de nouveaux diagnostics.

Bpifrance digitalise son nouveau diagnostic Diag Data IA avec la solution Izypeo

Depuis 2021, Bpifrance nous renouvelle régulièrement sa confiance en nous confiant la digitalisation de plusieurs diagnostics :  le Diag le Diag Perf’Immo, le DiagDécarbon’Action, DiagAdapatation, le Diag Perf’Immo et le Diag Cybersécurité.

Nous sommes heureux de prolonger notre collaboration avec un nouveau diagnostic : Diag Data IA.

L’Intelligence Artificielle a fait son apparition dans votre secteur d’activité et vous vous interrogez sur la nécessité de faire évoluer vos pratiques face à cette innovation majeure ?

Vous avez besoin d’être accompagné pour :

• exploiter la puissance de vos données ?
• intégrer l’intelligence artificielle pour identifier et exploiter de nouveaux axes de croissance et d’innovation ?
• bénéficier de nouveaux leviers de performance grâce à l’IA ?
• disposer d’un plan d’action adapté à vos enjeux et votre secteur d’activité ?

Bpifrance vous accompagne sur le sujet (ô combien) crucial de l’IA, afin de vous aider à trouver de nouveaux axes de croissance et mettre l’intelligence artificielle au service de vos projets de transformation.

Ce dispositif « DIAG DATA IA » s’inscrit dans le programme d’accompagnement IA Booster France 2030, porté par Bpifrance, le Ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique et le Secrétariat Général pour l’Investissement.

Il permet, avec l’aide d’un expert agréé Bpifrance, de :

• Réaliser un état des lieux technique et opérationnel pour évaluer le potentiel d’intégration de l’IA dans votre entreprise.
• Identifier des cas d’usage concrets et applicables au contexte et à l’ambition de votre entreprise.
• Prioriser les cas d’usage identifiés selon leur valeur ajoutée pour votre entreprise via un plan d’action sur-mesure.

Vous bénéficiez ensuite :

• d’un plan d’action présentant des recommandations chiffrées, priorisées et adaptées au contexte de votre entreprise,
• d’une première feuille de route pour la mise en œuvre d’un projet IA.

Nous sommes ravis de vous annoncer que Bpifrance nous a renouvelé sa confiance pour digitaliser le suivi des prestations réalisées par les bureaux d’études agréés pour ce nouveau diagnostic, dans la lignée des diagnostics déjà mis en place avec Bpifrance.

Nous sommes heureux et fiers de participer à la digitalisation de ce diagnostic et à cette démarche globale visant à accompagner les entreprises françaises face aux défis de l’innovation et de la transformation.

Vérifiez directement sur le site dédié si vous êtes éligible aux diagnostics proposés par Bpifrance afin de disposer d’un plan d’action adapté et sur différents sujets (lien en commentaire).

Chaque entreprise peut vérifier directement sur le site dédié si elle est éligible aux diagnostics proposés par Bpifrance afin de disposer d’un plan d’action adapté et sur différents sujets.

Nous sommes heureux et fiers de participer à la digitalisation de ce diagnostic et à cette démarche globale visant à accompagner les entreprises françaises face aux défis du changement climatique

Nous vous rappelons que vous pouvez directement accéder à ce diagnostic et aux autres pour disposer de plans d’actions adaptés et réalistes.

Découvrez les diagnostics Bpifrance déjà digitalisés avec la solution Izypeo

Ces diagnostics qui s’appuient sur le savoir-faire métier de l’ADEME et de Bpifrance vous permettent de faire une évaluation du chemin à parcourir pour sécuriser vos données et nos processus digitaux, optimiser vos flux matières, déchets, énergie et eau, de réaliser un audit énergétique de vos bâtiments ou encore de réaliser un bilan carbone de votre activité et de lancer votre transition écologique.

#CyberSécurité pour sécuriser votre activité et vous prémunir contre les risques liés à la cybersécurité en adoptant les bonnes pratiques.

Vous êtes une PME indépendante de tous secteurs d’activité, répondant à la définition européenne ou une ETI, en fonction du périmètre d’intervention concerné.

Vous pouvez bénéficier des conseils d’un expert afin de dresser un état des lieux de votre exposition aux risques cyber et de sensibiliser vos équipes, pour garantir la sécurité de votre activité.

L’expert peut aussi vous aider à définir des objectifs de performance énergétique conformes aux exigences du décret tertiaire, élaborer des scénarii chiffrés de réduction des consommations d’énergie pour l’atteinte de ces objectifs et faire votre déclaration sur la plateforme OPERAT le cas échéant.

#Perf’Immo pour inscrire votre entreprise dans une trajectoire conforme aux objectifs du décret tertiaire

Vous êtes une entreprise propriétaire (ou crédit preneur) de bâtiment(s) ayant des activités tertiaires privées situées en France (tourisme, commerce, santé, logistique, services, etc.) et vous envisagez une rénovation énergétique de ceux-ci ?  Vous souhaitez réduire les consommations énergétiques de vos bâtiments et les inscrire dans une trajectoire conforme au dispositif Eco-énergie tertiaire (décret tertiaire) ?

Vous pouvez bénéficier des conseils d’un expert pour collecter et analyser des informations clés existantes, effectuer des observations sur site et réaliser des mesures complémentaires si nécessaire et établir un bilan énergétique s’appuyant sur les données collectées.

L’expert se déplace dans votre entreprise, ilé change avec les acteurs du SI et évalue votre niveau de maturité cyber. Il vous aide ensuite à définir une stratégie adaptée à votre contexte.

Le Diag Cybersécurité, en tant que phase A du plan Cyber PME, est subventionné à hauteur de 50% du coût de la prestation.

#DiagEcoFlux pour éliminer les pertes en énergie, en matière, en eau et en déchets

Vous êtes une entreprise de 20 à 250 salariés, ayant au moins 1 an d’existence ? Vous pouvez bénéficier des conseils d’un expert pour réaliser rapidement des économies durables, en réduisant vos déchets et vos pertes en énergie, matière et eau.

L’expert se déplace dans l’entreprise pour aider à définir une trajectoire de transition adaptée à votre contexte et à vos objectifs et vous disposez ensuite d’une synthèse des économies cibles, un plan d’actions et un soutien pour la mise en œuvre des actions.

#DiagDécarbon’Action : pour mesurer l’impact carbone et le réduire

Vous êtes une entreprise de moins de 500 salariés, vous n’avez fait aucune démarche de bilan GES ou il y a plus de 5 ans, et vous avez au moins un an d’activité ? Vous pouvez accélérer la décarbonation de votre entreprise en réalisant un bilan de Gaz à effet de serre (GES) pour réduire de manière durable l’empreinte carbone de votre entreprise. Le dispositif est subventionné par l’ADEME jusqu’à 60% du montant total.

#DiagAdaptation: pour évaluer le niveau d’adaptation à atteindre face au changement climatique

Ce diagnostic permet de conduire un diagnostic de vulnérabilité de la chaîne de valeur, avec un focus sur les processus vitaux de l’entreprise, et d’identifier les principaux risques physiques actuels et futurs pouvant affecter l’activité de l’entreprise.

Les entreprises accompagnées bénéficient ensuite d’un plan d’actions chiffré et priorisé afin de réduire les risques physiques.

 

L’entreprise se digitalise et les fonctions RSE n’y échappent pas car la responsabilité d’entreprise est devenue un enjeu stratégique pour nombre de sociétés, d’autant que la CSRD a pointé le bout de son nez contraignant à plus de rigueur et de robustesse des données. Il s’agit à la fois d’un projet critique et structurant qui va nécessiter d’impliquer et motiver toutes les parties prenantes à savoir la DSI et les Directions Métiers concernées (Qualité, HSE, RH, marketing, etc.) . Voici 6 points clés pour garantir le cadrage de votre projet de digitalisation RSE.

Définir le périmètre de votre projet de digitalisation RSE

Tout d’abord, il faut définir le périmètre au sein de l’entreprise : Quels sont les services et les entités concernés par le projet ? Sont-ils basés en France ? A l’étranger ? Dois-je consolider les données d’un groupe ou d’une entreprise ?  Devrais-je faire évoluer ce périmètre ? Dois-je gérer du multisite ? du multilingue ? La digitalisation devra couvrir plusieurs domaines d’activité et concerner plusieurs métiers. Elle devra également tenir compte de la source des données et de la maturité RSE de chaque entité concernée.

Cette étape est fortement liée à la stratégie RSE de l’entreprise et sa gouvernance et ne saurait se faire sans un alignement parfait avec la stratégie d’entreprise. N’hésitez pas à impliquer les sponsors du projet que vous aurez pris soin d’identifier préalablement.

Il faut aussi définir le périmètre fonctionnel : est-ce que je me contente de collecter des données pour faire mon reporting ESG ou est-ce que je veux impliquer les parties prenantes, voire mettre en place des plans d’actions ? Ou encore calculer mon bilan carbone ?

Identifier vos indicateurs clés (y ceux compris ceux relatifs à la CSRD) 

Seconde étape et non des moindres : quels sont les indicateurs clés en lien avec vos enjeux et que vous souhaitez digitaliser ? Au quotidien mais aussi pour votre reporting extra financier et les nouvelles obligations de la CSRD ! Ne vous limitez pas à ceux que vous avez déjà utilisés (sous Excel par exemple) et ne dupliquez surtout pas l’existant ! Voyez plus loin et plus large et pensez reporting extra financier, obligation règlementaire, communication et partage. N’hésitez pas à vous faire accompagner sur cette partie car le cadrage des indicateurs est un point essentiel pour un déploiement rapide et une performance immédiate de votre projet de digitalisation RSE.

Cartographier la source de vos données, histoire de ne pas monter une usine à gaz

Parce que les outils digitaux vous permettent de collecter facilement les données, prenez garde à ne pas vous emballer et à ne pas collecter des données inutiles !  La multiplication des sources et des volumes de données nécessite de savoir comment et où collecter les données.

• • Les données stockées dans vos autres outils digitaux : votre CRM, votre SIRH, votre ERP, votre solution e-achat… tous ces outils collectent et stockent des données qui peuvent vous intéresser pour générer vos indicateurs clés de performance. Vous devez donc être en mesure de savoir quelles données sont déjà disponibles dans votre système d’information avant d’aller solliciter les collaborateurs et les parties prenantes et vous assurer de pouvoir les récupérer aisément et automatiquement.
  • Les données qui doivent être saisies par les collaborateurs en interne et/ou des parties prenantes externes : les données doivent être saisies au fil de l’eau ou périodiquement (et de façon externe à vos logiciels existants), directement dans votre solution de digitalisation RSE. Parfois même ces données proviennent de sources externes que vous devrez identifier.

• Les données collectées de façon semi-automatique : Il est possible d’automatiser en partie la collecte de certaines données.

Définir des tableaux de bord et des plans d’actions en fonction de vos objectifs

Une fois les données collectées, il s’agit de savoir comment les restituer. Or, cette question est essentielle dans un projet de digitalisation RSE, car les données collectées devront être restituées dans le reporting extra financier mais aussi partagées avec les parties prenantes.

Vous allez devoir, aussi, les utiliser sous forme de tableaux de bord et reporting à des utilisateurs qui ont des profils différents (et également des enjeux différents).

Il faudra par ailleurs être en mesure de générer des actions en lien avec les indicateurs (si vous avez intégré ce besoin dans votre cahier des charges) et, pour cela, formaliser des processus incluant des workflows de validation, et des responsables de processus.

Identifier vos parties prenantes et impliquer la DSI et la communication 

Vos données seront collectées et exploitées par des utilisateurs très variés qu’il va falloir former et sensibiliser pour réussir votre projet de digitalisation RSE. Les identifier rapidement va vous permettre de les impliquer dès le début du projet et aussi de définir un paramétrage adapté de votre solution RSE . 

Si votre DSI est active, compétente et un vrai partenaire des équipes pour la digitalisation de l’entreprise, misez sur son savoir-faire ! Elle saura mener un projet en mode Agile pour en garantir l’adéquation, elle vous conseillera sur les technologies les plus adaptées et sera votre interface avec l’éditeur de la solution. Pour le coup, pas de travail en silos ou de « shadow IT » mais bien une collaboration et une synergie qui produiront des résultats immédiatement.

Choisir un outil de digitalisation RSE adapté, ultra paramétrable et qui intègre des fonctionnalités CSRD 

Avec quel outil digitaliser votre démarche RSE ? Nombre de personnes vous diront de choisir votre outil à partir de spécifications très précises. Or le risque c’est d’avoir rêvé un outil qui n’existe pas ! Sans compter que votre outil RSE devra également vous permettre de répondre à vos obligations règlementaires comme la CSRD ou vos audits de certification. Grâce aux méthodes Agile, vous pouvez choisir votre outil RSE avant d’avoir finalisé le cadrage du projet car cette méthode permet de travailler par itération. De plus, n’oubliez pas que les bonnes pratiques proposées par les éditeurs permettent aussi d’avoir de nouvelles idées et d’être inspiré par l’outil autant que par votre cahier des charges.

Il ne faut donc pas hésiter à consulter à partir d’un niveau de pré-cadrage pour affiner votre cahier des charges et impliquer vos parties prenantes. Vous devez étudier avant tout :

• Le logiciel proposé : est-il paramétrable et personnalisable ? Peut-il s’interfacer à vos outils existants ? Est-il évolutif ? Quel est le niveau de sécurité proposé pour vos données ? En quelle(s) langues est-il proposé ? Quel est le modèle économique (gratuit, payant, hybride, acquisition licences et support annuel, abonnement annuel tout compris), gère-t-il la CSRD ? Est-il multisite ?
• L’éditeur : est-il également l’intégrateur ? Est-ce lui qui assure le support technique ? Ce dernier est-il réactif ? Commercialise-t-il directement sa solution ? Quelles sont ses références ?
• L’expertise : selon votre niveau d’expertise, devez-vous faire appel à des expertises spécifiques sur votre projet ? Avez-vous besoin d’un consultant externe pour mener le projet ou de ressources venant de l’éditeur ? Vos équipes sont-elles correctement dimensionnées ?

Vous le voyez, le cadrage est un point clé pour la réussite de votre projet. Aussi prenez le temps de vous « poser » à ce sujet. Si vous souhaitez échanger avec nous, nous pouvons partager notre expérience avec vous et/ou vous recommander des experts et des consultants SI, RSE et marketing qui travaillent avec nous.

La saison des stagiaires arrive et avec elle, l’envie pressante de passer le bébé de la digitalisation RSE au nouveau stagiaire (surtout s’il a un Bac+5). Notre petit doigt nous dit (et notre expérience aussi) que nombre de projets de digitalisation de la démarche RSE débutent par un benchmark réalisé par le nouveau stagiaire, sous la houlette du responsable RSE (débordé) qui suit l’affaire, comme il peut. Or, la digitalisation de la démarche RSE, si elle constitue un excellent sujet de mémoire ou de rapport de stage, n’en reste pas moins un projet qui dépasse le cadre de la simple direction RSE ou marketing car elle impacte l’entreprise et ses parties prenantes, d’autant plus que la CSRD pointe le bout de son nez et fait de la RSE un pari sur l’avenir.

1^ère bonne raison : Digitaliser la RSE a un coût pour toute l’entreprise (et pas que sur le budget RSE…)

Choisir son outil digital pour gérer sa démarche RSE ne se réduit pas à trouver un outil d’analyse décisionnelle qui va générer des tableaux. D’ailleurs, « si c’était si facile, tout l’monde le f’rait », comme dit la chanson d’un célèbre rappeur et un bon vieux tableur suffirait.

Bien au contraire, le choix d’une solution RSE, pour piloter la démarche RSE et la faire grandir, a un impact (positif ou négatif) direct sur :

• Le budget (celui de la direction RSE en premier lieu en cas de non utilisation de la solution mais pas que…),
• La productivité des équipes impliquées qui vont consacrer du temps pour cadrer le projet et se former sur l’outil mais aussi qui devront l’utiliser au quotidien,
• Le système d’information existant qui devra être interfacé avec la solution RSE,
• La motivation des parties prenantes autour du projet RSE en cas de gros raté,
• La crédibilité de la gouvernance RSE de l’entreprise en interne comme en externe,
• La conformité réglementaire en termes de reporting et certifications
• La réputation de l’entreprise et ses capacités de financement, en particulier si elle est soumise à la CSRD

Un projet de digitalisation de la RSE est un signe fort envoyé aux parties prenantes par l’organisation pour affirmer son volontarisme sur le sujet.  C’est un projet à fort enjeu pour la stratégie de l’entreprise qui mérite plus d’attention qu’un simple sujet de stage de fin d’étude.

• Ce que le responsable RSE doit faire : incarner le projet et s’assurer du sponsoring de la direction générale.
• Ce que le ou la stagiaire peut faire pour l’aider : identifier les risques afférents au projet et les soumettre au responsable RSE.

2^ème bonne raison: Digitaliser ne se limite plus à automatiser le reporting ESG

Avec la prise de conscience des nouvelles générations de l’importance de l’éco responsabilité dans le modèle économique – tendance accélérée par la crise sanitaire actuelle – les obligations règlementaires se sont renforcées. La RSE n’est plus un « buzzword » ou un sujet à la mode, elle doit infuser auprès de toutes les parties prenantes. Elle est même devenue un sujet règlementaire.

La digitalisation est un des moyens qui permettent d’atteindre cet objectif car :

• Pour les DRH, c’est un sujet crucial en termes de marque employeur, en témoignent les secteurs où les recrutements sont de plus en plus tendus,
• Pour les équipes marketing qui définissent la stratégie produit de demain, la RSE n’est plus une option mais bien un incontournable , directement intégré, de façon native, dans la conception des produits
• Pour les directions R&D et les directions de la production, la RSE impacte directement la façon de concevoir et produire les produits
• Pour les directions Achats garants de l’image de marque du sourcing de l’entreprise, mettre en œuvre une politique d’achats responsables est devenu le « new normal » et pouvoir la valoriser et la contrôler
• Pour la direction générale, la crédibilité auprès des investisseurs et des institutionnels repose sur la sincérité d’un discours RSE qui doit être prouvé et démontré au travers d’un reporting normé au niveau européen.

Le reporting ESG (incluant sa déclinaison règlementaire la CSRD) est devenu un enjeu de gouvernance et les contraintes qu’il impose peuvent aussi se transformer en opportunités pour l’entreprise.

• Ce que le responsable RSE doit faire : impliquer ses parties prenantes en leur démontrant le volet stratégique de la digitalisation RSE
• Ce que le ou la stagiaire peut faire pour l’aider : mettre en œuvre les outils qui permettront de convaincre de l’aspect stratégique du projet

3^ème bonne raison : La transformation digitale de la démarche RSE se travaille sur le long terme

La mise en place d’une démarche RSE ne peut se penser de façon ponctuelle et uniquement règlementaire ou opportuniste. Elle a trop d’impact sur les produits, les processus et les personnes.

Elle nécessite d’évoluer, dans une logique d’amélioration continue. Une démarche RSE ne limite pas à faire une photographie à un instant T de sa stratégie RSE et à la commenter. L’idée est de gagner en performance RSE et donc dans la durée, de progresser grâce à la mise en place et la réalisation d’un plan d’actions dédié.

• Ce que le responsable RSE doit faire : penser son projet sur le long terme avec une équipe et des moyens et créer un poste (et idéalement embaucher son stagiaire méritant !).
• Ce que le ou la stagiaire peut faire pour l’aider : assister le responsable RSE dans la mise en place de processus durables et connus de tous pour garantir la pérennité du projet.

4^ème bonne raison : Pour digitaliser l, il faut une véritable équipe projet

Qui dit projet IT, dit équipe. Votre stagiaire, même plein de bonne volonté, ne peut être « une équipe à lui tout seul » et surtout, il sera plus difficile pour lui de porter la légitimité du projet auprès des parties prenantes sans un sponsor et la « bénédiction » du responsable RSE. Votre équipe, dans la vraie vie, devra ressembler à cela :

• Un sponsor (on ne le répètera jamais assez surtout sur un sujet comme la RSE) qui donnera de la crédibilité au projet
• Un chef de projet idéalement le responsable RSE (toujours pour une question de crédibilité) qui pourra être secondé par le stagiaire !
• Une équipe constituée de relais des équipes métier pour mettre en œuvre dont votre stagiaire peut fait partie, puis tous les référents RSE s’ils existent, sans oublier les utilisateurs.

Dans « projet de digitalisation RSE » il y a le mot projet et il est important de se donner les moyens humains et financiers de le réussir.

• Ce que le responsable RSE doit faire : s’assurer de disposer d’une équipe complète de pouvoir compter sur l’éditeur de la solution pour l’accompagner avec des méthodes de gestion de projets de type Agile par exemple
• Ce que le ou la stagiaire peut faire pour l’aider : seconder efficacement le responsable RSE afin d’être le garant de la bonne tenue des délais et des niveaux de qualité exigés

Conclusion : La digitalisation RSE est un « booster » qui a besoin d’un responsable ET d’un bras armé

Si le périmètre d’un projet de digitalisation RSE n’apparaît pas toujours, au départ, comme stratégique pour tous, il peut en revanche créer un engouement autour du projet RSE de façon plus globale, en affirmant l’engagement de l’entreprise et de la direction générale. Digitaliser, c’est valoriser des processus en les automatisant et en les sécurisant.  Il nécessite une organisation digne de ce nom avec une méthodologie et des personnes pour la mettre en œuvre. Souvent, le responsable RSE supervise le projet mais n’a pas toujours le temps d’aller au fond des choses et le projet peut prendre du retard. Ce que son stagiaire peut faire avec une vraie valeur ajoutée

Bref, vous l’avez compris, digitaliser la RSE est stratégique et il ne peut reposer que sur votre stagiaire. En revanche, sa présence se révélera indispensable pour vous permettre d’atteindre vos objectifs car il sera votre « bras armé » pour le suivi du plan d’actions et la communication avec les parties prenantes.

Digitaliser la RSE est un projet intéressant pour votre stagiaire mais dont il ne peut être le seul responsable.

La loi Santé au Travail du 2 août 2021 a créé le Passeport de Prévention qui est destiné à regrouper les attestations, certificats et diplômes obtenus par un salarié et qui portent sur la thématique de la santé et de la sécurité au travail.
Le passeport de Prévention est d’ores et déjà disponible, en beta test, pour les salariés dans un service réservé aux titulaires d’un compte personnel de formation (CPF). L’accès est sécurisé via France Connect +. Cet espace n’est pas encore accessible aux employeurs et organismes de formation. Quelles vont être vos obligations et droits en tant qu’employeur et comment gérer le passeport de prévention ? Réponse dans cet article de blog.

Passeport Prévention : définition et principes

Depuis le 1^er octobre 2022, le Passeport Prévention  est mis en place et contient l’ensemble des qualifications obtenues par le salarié dans le cadre de formations relatives à la santé et à la sécurité au travail.

Comme le passeport formation qui contient des informations sur les formations, diplômes et expériences professionnelles du salarié, la loi santé du 2 août 2021 a créé un passeport de prévention qui recense les attestations, certificats et diplômes obtenus par le salarié en matière de santé et sécurité au travail.

Les demandeurs d’emploi peuvent comme les salariés, bénéficier du passeport prévention et les acquis pourront y être inscrits par l’employeur, les organismes de formation ou le salarié lui-même, en fonction de ceux qui sont à l’initiative de la formation.

L’employeur a la possibilité de consulter le passeport prévention de son salarié, si ce dernier l’y autorise, en particulier pour les besoins de suivi des obligations règlementaires relatives à la formation à la santé et à la sécurité.

Les objectifs du Passeport Prévention : renforcer une culture orientée prévention des risques professionnels

La réforme de la Santé au Travail (loi du 2 août 2021) a renforcé le cadre réglementaire afin de permettre aux entreprises de développer une réelle culture de la prévention des risques professionnels. La formation est une composante critique des actions de prévention car elle permet de diffuser les bonnes pratiques.

Les actions de formation en Santé et Sécurité du Travail ont pour objectif d’améliorer les conditions de travail et de réduire des risques professionnels. La formation intervient donc en complément des mesures techniques et/ou organisationnelles, collectives et/ou individuelles.

Développer les compétences des équipes sur ce sujet est essentiel à la fois pour garantir une bonne organisation, pour motiver les collaborateurs et pour respecter le Code du Travail. C’est aussi une des composantes de la RSE au regard du volet social du développement durable.

L’intérêt pour les employeurs comme pour les travailleurs est aussi de disposer d’un espace pour partager ces informations, ce qui permet:

• à un salarié de mettre à disposition de son employeur ses certifications et formations de façon simple
• à un employeur de s’assurer des formations de ses collaborateurs mais aussi d’optimiser son plan de formation et de prévention

Que dit la loi sur le passeport de prévention pour les employeurs ?

L’article L. 4141-5 du Code du travail prévoit « l’obligation pour les employeurs de déclarer les données relatives aux formations délivrées à leurs travailleurs en matière de santé et sécurité au travail (certifications, titres, diplômes, certificats, habilitations et attestations). Lorsque la formation a été confiée par l’employeur à un organisme de formation, c’est ce dernier qui doit effectuer la déclaration dans le Passeport de prévention. »

Important !

Bien que la loi soit entrée en vigueur en 2022,  l’obligation pour les employeurs et les organismes de formation de déclarer les formations et les certifications n’est effective qu’au moment où l’accès à l’espace de déclaration sera activé à savoir pas avant 2025.

Comment gérer les obligations liées au Passeport Prévention ?

Le passeport de prévention est un document individuel propre au salarié et non à l’employeur : l’objectif pour l’entreprise est de pouvoir constater que chaque salarié a suivi une formation en Santé et Sécurité du Travail adaptée pour l’exécution sans risque de son contrat de travail au sein de l’entreprise. Le Passeport Prévention peut aussi justifier pour le salarié une demande de formation.

Le passeport de prévention est constitué de deux parties pour chaque acteur (employeur, formateur, employé) :

• La première partie contient les formations effectuées par le salarié et qui sont communes à l’ensemble des branches professionnelles ;
• La seconde partie rassemble les formations suivies par le salarié spécifiques à sa branche professionnelle

Le travailleur peut autoriser l’employeur à consulter l’ensemble des données contenues dans son passeport de prévention dans le respect des conditions de traitement des données à caractère personnel prévues par la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

L’employeur, s’il est à l’origine de la formation, doit remplir le passeport formation.

Actuellement, cette fonctionnalité n’étant pas disponible avant 2025 sur l’espace dédié, il n’y a donc pas d’obligation pour les organismes de formation et les employeurs d’alimenter le passeport prévention avant cette date.

Afin d’accompagner les employeurs et les organismes de formation dans leurs obligations futures, un simulateur devrait être accessible via le site du gouvernement avant l’ouverture de l’espace de déclaration afin d’anticiper les démarches. cela permettra de savoir si les formations dispensées remplissent les critères d’éligibilité au Passeport de prévention et doivent faire l’objet d’une déclaration.

Gérer le Passeport Prévention avec le logiciel QHSE Izypeo

La gestion du Passeport Prévention, du point de vue de l’employeur, nécessite un suivi afin de garantir que les collaborateurs ont bien reçu les formations nécessaires et obligatoires mais aussi pour assurer le suivi de la validité des formations et déclencher des alertes au moment du renouvellement d’une certification par exemple.

Nos équipes ont mis en place dans IZYPEO QHSE tous les outils nécessaires pour gérer le Passeport Prévention et en assurer le suivi. Il sera possible de digitaliser la gestion des données concernant les formations et habilitations en matière de prévention pour chaque collaborateur et ainsi de centraliser et uniformiser le traitement de l’information dans une même base documentaire. Il sera ensuite possible de filtrer les informations, de mettre en place des signatures électroniques et de déployer des plans d’actions afin d’effecteur des suivis et adresser des alertes si besoin. La plateforme Izypeo vous permet également de générer des indicateurs pour évaluer le niveau de formation sous forme de tableaux de bord, de produire du reporting sur le sujet et même d’imprimer des documents relatifs au Passeport Prévention.

Si vous avez identifié un besoin d’accompagnement pour gérer le Passeport Prévention, n’hésitez pas à nous contacter !

Les textes de loi et références pour gérer le Passeport Prévention

Loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail – article 6 

« Les modalités de mise en œuvre du passeport de prévention et de sa mise à la disposition de l’employeur sont déterminées par le comité national de prévention et de santé au travail et approuvées par voie réglementaire. En l’absence de décision du comité à l’issue d’un délai de six mois à compter de la publication du décret en Conseil d’État prévu au dernier alinéa de l’article L. 4641-2-1, ces modalités sont déterminées par décret en Conseil d’État. Le comité national de prévention et de santé au travail assure également le suivi du déploiement du passeport de prévention. »

Accès à l’espace collaborateur du passeport de prévention

Il n’est pas rare que les responsables RSE aient initié leur démarche avec les outils dont ils disposaient. Ils se sont naturellement tournés vers leurs bons vieux tableurs. Ils  voyaient en lui un premier outil pertinent pour engager une action formalisée et mesurée. Or, quelques années plus tard, un logiciel de pilotage RSE dédié est devenu un incontournable pour gérer les données RSE, les plans d’actions RSE  ou encore le rapport extra-financier.  Ce constat s’est intensifié depuis la mise en application au 1er janvier 2024 de la CSRD.

Dès lors, un nouvel objectif devient prioritaire pour les responsables RSE : faciliter la démarche et pérenniser la stratégie RSE tout en répondant à des obligations extra-financières de plus en plus critiques. C’est là que la question de passer du tableur à une solution digitale dédiée se pose vraiment…

Vers un pilotage maîtrisé de la stratégie RSE

A présent, il n’est plus question d’argumenter sur l’importance d’opter pour une démarche responsable au sein de son entreprise. Nombre de sociétés (TPE, PME ou grands comptes), gèrent avec ou sans logiciel de pilotage RSE, des indicateurs RSE et mettent en place des actions pertinentes pour les évaluer. Elles mettent en œuvre des rapports ESG et valorisent leurs actions.

Les responsables RSE, chargés de cordonner et piloter les indicateurs RSE, sont tous d’accord : la collecte et la consolidation des données restent encore ultra chronophages et complexes en particulier avec un outil de type tableur. En effet, si le tableur facilite la mise en place des premières actions, il peut rapidement montrer ses limites en particulier lorsqu’il s’agit de :

• Collecter des données en multisite, multilingue et en mode collaboratif,
• Structurer et consolider des informations en provenance de différentes sources sans ressaisie (et donc risque d’erreurs),
• Garantir la traçabilité et la robustesse des données et des processus,
• Relancer les parties prenantes,
• Générer automatiquement des tableaux de bord et du reporting en temps réel,
• Partager les indicateurs RSE

 « Avec IZYPEO®, nous avons simplifié et sécurisé la collecte des données RSE grâce à un processus de reporting extra financier automatisé. IZYPEO® simplifie l’expérience utilisateur, consolide les données et les preuves dont nous avons besoin et renforce la confiance et l’autonomie de nos Business Unit. Les contributeurs locaux se recentrent sur leur expertise RSE et non sur la maîtrise d’un tableur afin de produire, à terme, leurs propres KPIs personnalisés. »

Aurélie Stewart– Elior Group

Après plusieurs années de « pilotage maison », les grandes et petites entreprises se tournent de plus en plus vers un logiciel de pilotage RSE.

En passant d’un tableur à un logiciel de pilotage RSE, les entreprises vont pouvoir simplifier, automatiser et sécuriser leurs processus RSE.

Simplifier la démarche à chaque étape se traduit par une automatisation des principaux processus de gestion d’une démarche RSE  :

• La collecte des données partout dans le monde avec tout type de terminal,
• Les relances automatiques des parties prenantes en réduisant les échanges de mails et les alertes,
• La génération automatique des tableaux de bord,
• La création de plans d’actions RSE et leur suivi,
• La génération du reporting RSE,
• etc.

Automatiser les processus RSE est aussi crucial quand on pense aux obligations ESG de plus en plus fortes :

• Mise à jour et d’alimentation des plans d’actions en limitant les erreurs,
• Génération et partage de tableaux de bord sans copier/coller,
• Extraction sécurisée des données pour le rapport extra-financier

Sécuriser la collecte des données et la réussite des audits :

• Par une plus grande robustesse des données,
• Par une traçabilité à toute épreuve,
• Par la possibilité d’apporter la preuve de la sincérité de la démarche avec un outil

Elles pourront gérer en toute sérénité les obligations liées à la CSRD grâce à leur logiciel de pilotage RSE

Les limites des tableurs apparaissent aussi (et surtout) quand il s’agit de parler de la réglementation européenne qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2024 : la CSRD qui va exiger un formatage spécifique des données extra-financières pour les intégrer dans un portail qui permettra de benchmarker les entreprises entre elles.

Une réglementation qui va nécessiter un plus gros travail de collecte et d’analyse qui ne souffrira pas d’erreur.

En effet, tous les yeux sont à présent braqués sur la CSRD (pour Corporate Sustainability Reporting Directive) qui impose aux entreprises européennes de couvrir leurs besoins de publication d’un reporting extra-financier normé. Les indicateurs environnementaux et sociaux sont standardisés et formatés et doivent être déposés dans un espace de publication.

Ces indicateurs portent sur :

• L’évaluation de la double matérialité (GRI3)
• La gouvernance RSE de l’entreprise (stratégie de durabilité) incluant la feuille de route et la mise en œuvre
• Les risques et opportunités en matière de durabilité, y compris les processus mis en place pour les identifier

Non seulement cette obligation risque de devenir encore plus chronophage si vous utilisez un tableur mais vous risquez en plus de faire des erreurs et de ne pas être assuré de disposer du bon format pour vos indicateurs.

Un logiciel RSE offre une approche intégrée et automatisée pour collecter vos données, les analyser et générer le reporting adapté à vos besoins et à vos obligations légales.

Gagner en robustesse et en efficacité pour la consolidation des données RSE avec IZYPEO

IZYPEO, notre logiciel de pilotage RSE a été pensé pour vous assister dans votre démarche RSE en facilitant la collecte, la consolidation et le contrôle de la cohérence des données , le calcul automatique et le pilotage d’indicateurs à travers des tableaux de bord dédiés, le pilotage des plans d’actions et la génération du reporting ESG.

L’automatisation de ces étapes diminue significativement le temps passé et les risques d’erreur, optimise les temps de mise à disposition des données et des indicateurs RSE, le pilotage de votre stratégie RSE et in fine la réalisation du reporting RSE.

Le logiciel de pilotage RSE centralisé permet aux équipes RSE de piloter également les actions correctives, en observant leur impact sur les indicateurs en progression.

En outre, notre logiciel de pilotage RSE permet de mener votre stratégie RSE au regard des différents référentiels reconnus tels que l’ISO 26000 (indicateurs de l’article 225) ou le GRI et de répondre aux nouvelles directives CSRD.

Il est probablement temps de passer à la vitesse supérieure et de piloter votre stratégie RSE avec un outil logiciel de pilotage RSE dédié et ultra paramétrable qui permet de simplifier, automatiser et sécuriser la collecte des données et ainsi valoriser et pérenniser la démarche RSE.

« L’historique est accessible à tout moment ainsi que les dernières valeurs saisies. L’entreprise dispose d’une véritable traçabilité sur ses données mais aussi sur les autres phases de la collecte grâce à l’automatisation des workflows de validation. Le workflow est fluide et sécurisé, l’ergonomie du logiciel de reporting RSE d’IZYPEO est intuitive et rend simple la saisie et la collecte des données pour le reporting RSE. Cela contribue à donner de la valeur à la donnée RSE et à en simplifier l’accès et la validation.  »

Maxime Bailly–Expert RSE

Chaque entreprise a besoin de disposer d’une solution logicielle QHSE qui lui est propre pour répondre à la spécificité de son organisation, de ses objectifs spécifiques, de son secteur d’activité, de sa culture d’entreprise. Elle doit aussi pouvoir faire évoluer rapidement le paramétrage de sa solution digitale QHSE en toute liberté, afin de ne pas freiner la dynamique de ses actions QHSE. C’est pourquoi, Chez Izypeo, nous avons encore amélioré notre outil QHSE pour permettre plus d’autonomie de paramétrage pour que nos clients bénéficient d’une solution logicielle QHSE sur mesure. Plus d’informations dans ce blog.

Il n’y a pas UNE stratégie QHSE mais DES stratégies QHSE 

Chaque entreprise est unique et sa politique QHSE aussi car chaque entreprise a ses propres spécificités en raison de : 

• La nature de ses activités et de son marché qui peut être soumis à des normes, des réglementations, des évolutions technologiques, une concurrence accrue et des exigences spécifiques qui vont influencer le paramétrage.
• Sa taille et sa structure organisationnelle vont avoir un impact sur les exigences et les processus de chaque entreprise.
• Sa culture d’entreprise, ses valeurs et ses croyances et les normes partagées influent également la politique QHSE(innovation, procédures, etc.).
• Son historique et son expérience du sujet influent sur la façon d’aborder et d’organiser la QHSE et l’amélioration continue.
• Les attentes des parties prenantes qui varient d’une entreprise à l’autre et peuvent évoluer en fonction de la situation de l’entreprise.
• Les objectifs stratégiques de chaque entreprise diffèrent selon la vision à long terme. Certains peuvent mettre l’accent sur l’expansion internationale, tandis que d’autres se concentrent sur la satisfaction client ou la durabilité environnementale.

En résumé, chaque organisation décline sa politique qualité sur mesure pour répondre à ses besoins spécifiques et aux défis particuliers auxquels elle est confrontée dans son environnement. Elle doit donc disposer d’une solution QHSE sur mesure.

Mettre en place une solution logicielle QHSE sur mesure pour faire face aux enjeux de chaque organisation

Depuis le début de nos développements, nous avons toujours eu conscience de la spécificité de chaque organisation et avons pensé nos solutions digitales pour qu’elles soient hautement paramétrables. Cette fois-ci, nous avons franchi un nouveau cap en améliorant encore l’expérience utilisateur et le niveau de fonctionnalités pour donner  plus d’autonomie à nos utilisateurs.

Ce qui nous a motivé est avant tout de vous aider à renforcer l’efficacité de votre système de management de la QHSE et les demandes de nos clients qui souhaitaient personnaliser les processus et les indicateurs en fonction de leur exigences propres pour:

• Être plus réactif face aux évolutions internes et ajuster les paramètres de la solution QHSE rapidement pour accompagner ces changements internes (nouvelles procédures, nouvelles fiches, nouveaux circuits de validation, nouvelle législation etc.),
• Gagner en autonomie opérationnelle pour ne pas perdre de temps à nous contacter pour effectuer des ajustements mineurs,
• Optimiser le suivi des indicateurs de performance spécifiques à votre domaine d’activité avec une vision claire et adaptée de leur performance QHSE 
• Réduire les coûts d’exploitation de la solution logicielle QHSE en limitant les appels au support.

Bref, vous l’avez compris, la possibilité de paramétrer votre solution logicielle QHSE de façon plus autonome peut vous apporter plus de souplesse pour répondre aux défis actuels et futurs de votre politique QHSE.

Plus d’autonomie dans le paramétrage de ma solution logicielle QHSE sur mesure : comment ça marche ?

Si vous souhaitez gagner en autonomie vous pouvez à présent vous appuyer sur de nouvelles fonctionnalités directement accessibles dans Izypeo. Tout se passe dans l’onglet Paramètres qui va vous permettre de :

• Modifier et compléter les fiches existantes en faisant évoluer tous les éléments qui composent une fiche mais aussi définir les comportements, les circuits de validation, les liens, les saisies obligatoires ou non, des zones de commentaires ou des infos bulles.
• Organiser la présentation de la fiche grâce à un système très simple de « Glisser/Déposer » qui vous permet de déplacer simplement avec la souris les zones pour modifier le « look » de vos fiches
• Modifier et faire évoluer le contenu des modèles de fiches en y ajoutant des champs dont vous pouvez définir la nature (texte, nombre, etc.) 
• Créer des champs indépendamment de la création de fiches
• Gérer les règles de création, l’analyse de risque, les workflows, de déclenchement des actions (envoi de mail, création d’une fiche, etc), de saisie
• Préparer et enrichir vos trames d’impression pour choisir la présentation de vos fiches à l’impression (papier ou PDF)
• Choisir les couleurs de vos catégories et les organiser comme vous le souhaitez.

Important ! 

• Vous pouvez continuer à faire appel à nos équipes pour paramétrer votre solution logicielle QHSE si vous ne souhaitez pas intervenir vous-même sur votre paramétrage.
• Les droits d’accès fins permettent de définir les autorisations d’accès au paramétrage en fonction de votre organisation interne.